En los tiempos actuales, muchas organizaciones y empresas están abordando su proceso de transformación digital a través de sistemas de gestión documental.

Dado que la transformación digital es un proceso de largo plazo y se lleva a cabo por fases, muchas empresas han iniciado su transformación empezando por la digitalización de sus documentos administrados mediante sistemas de gestión documental.

Un sistema de gestión documental almacena digitalmente todos los papeles físicos de una empresa. Es decir, se digitalizan todos los posibles documentos que pueda tener una empresa como contratos, acuerdos, facturas, expedientes, planos, fotografías, etc. y se almacenan principalmente en la nube. Esto significa pasar de la documentación en papel y procesamiento manual a documentos digitalizados administrados mediante sistemas automatizados.

En este artículo exploraremos 7 características fundamentales de los sistemas de gestión documental que ayudan en la transformación digital de una empresa u organización.

Siete características indispensables en un sistema de gestión documental

Las características mencionadas a continuación son fundamentales para que un sistema de gestión documental pueda ayudar a  transformar digitalmente una organización.

1.- Permite el almacenamiento en la nube

Todos los datos, archivos, documentos, etc. pueden ser almacenados en la nube y cualquier persona puede acceder o editar los mismos desde aquí. Debido al aumento del trabajo a distancia o teletrabajo, resulta beneficioso para los empleados comunicarse, compartir y acceder fácilmente utilizando un software basado en un servidor central, ahorrando así tiempo, dinero y esfuerzo. Un sistema de gestión de documentos basado en la nube permite que los empleados, los socios comerciales, etc. se comuniquen y compartan información de forma eficaz.

2.- Soporta el trabajo colaborativo a distancia

Con el cambio de las empresas hacia el trabajo a distancia, es fácil que muchas personas trabajen juntas en el mismo documento, a distancia. Un sistema de gestión documental tiene que permitir esto para que varias personas puedan colaborar a distancia y trabajar sin problemas.

3.- Ofrece seguridad y encriptación

Las violaciones de la seguridad digital son bastante comunes hoy en día y toda empresa u organización desearía proteger sus datos. De hecho, estadísticamente hablando, el gasto mundial en ciberseguridad será de más de 151.200 millones de dólares en 2023. Por lo tanto, un sistema de gestión de documentos tiene que eliminar este riesgo por completo proporcionando capas de seguridad contra cualquier violación de datos. La encriptación proporciona capas de seguridad contra el hackeo de datos. Todas las organizaciones tienen información valiosa que quieren mantener segura. Permitir el acceso a través de identificadores de usuarios y contraseñas proporciona una capa de seguridad adicional. Además, restringir el acceso o proporcionar accesos exclusivos puede evitar intrusiones indeseables en los datos. Al fin y al cabo, no todos los empleados necesitan acceder a todo lo que hay en la nube. Un sistema de gestión documental tiene que proporcionar seguridad de la información y garantizar la encriptación para que no surjan problemas relacionados con violaciones de los datos.

4.- Habilita la automatización de procesos

La automatización de procesos o la automatización del flujo de trabajo agiliza un negocio, lo simplifica, aumenta la calidad y, lo más importante, es rentable. Cualquier herramienta o recurso que ahorre tiempo es beneficioso para una empresa u organización. La automatización de procesos es fácil de usar y factible. Reduce el trabajo manual al procesar los nuevos documentos que entran en el sistema, los envía a su destino y sigue actualizando los registros. Un sistema de gestión documental debe tener esta característica. Debe tener la capacidad de ajustarse a los nuevos retos y presentar los datos recientes y completos lo antes posible. Al mismo tiempo, debe avisar de cualquier problema que surja.

5.- Incorpora la firma electrónica avanzada

La firma electrónica, como su nombre indica, significa firmar un documento electrónicamente. Esto se hace utilizando un lápiz óptico para firmar o usando el dedo en una pantalla táctil. A veces, se puede firmar tecleando algún número de identificación junto con el nombre o introduciendo una contraseña. La idea básica es mantener restringido el acceso a los documentos. Un sistema de gestión de documentos tiene que ofrecer seguridad y fiabilidad de la información y ésta puede proporcionarse a través de la firma electrónica avanzada. Un sistema de gestión de documentos tiene que tener esta característica para garantizar que las partes interesadas sean conscientes del acceso a los documentos. Por lo tanto, la firma electrónica avanzada reduce el riesgo de violación de datos. También es beneficioso para las empresas en el sentido de que se puede saber quién ha firmado un documento, quién accede a él, quién lo ha editado y en qué momento. Además, reduce los costos de papel y mantiene la autenticidad.

6.- Hace realidad la oficina sin papel

Una oficina sin papel, como es el término, significa un entorno de trabajo donde hay un uso mínimo de papel y la mayoría de los documentos están digitalizados. Un sistema de gestión documental tiene esta característica. De hecho, esto es lo que representa un sistema de gestión documental. Reducir la dependencia del papel y digitalizar toda la información. Una oficina sin papel ahorra tiempo, dinero y espacio. Al mismo tiempo, facilita la transformación, recepción y envío de la información y también es ecológica. Además, un sistema de gestión de documentos garantiza que ningún documento de información se pierda, se extravíe o se dañe. La eliminación del papel facilita el flujo de trabajo y aumenta la productividad de los empleados.

7.- Ayuda en el cumplimiento de la normatividad

Para efectos de una auditoría, una empresa u organización tiene que estar preparada con sus documentos. Es una formalidad legal que deben cumplir todas las empresas. Aquí es donde entra en juego el sistema de gestión de documentos. Dado que todos los documentos físicos están digitalizados, se puede tener la seguridad de que los documentos de la empresa están a salvo. De hecho, un sistema de gestión de documentos permite extraer cualquier documento escribiendo las palabras clave. En segundo lugar, el sistema de gestión documental garantiza que los documentos se almacenan de acuerdo con las normatividad necesaria. Además, las organizaciones deben asegurarse de que ninguna persona no autorizada pueda acceder a los documentos sensibles o a la información de la empresa. Un sistema de gestión de documentos registra el historial de acceso de los usuarios. Es decir, cuándo se ha accedido al documento, el número de veces que se ha visto, los cambios realizados en el documento, etc. Un sistema robusto debe tener una función de registro de auditoría para que la auditoría sea una tarea fácil para las organizaciones.

Ventajas de un sistema de gestión documental

Las ventajas de un sistema de gestión documental son varias. Libera espacio físico, proporciona una copia de seguridad fiable, ahorra tiempo y dinero y hace realidad el trabajo a distancia. Además, el flujo de trabajo se agiliza y los documentos se aseguran y almacenan sin la preocupación de perderlos. Un sistema de gestión de documentos proporciona una mayor accesibilidad garantizando que cualquier persona con las credenciales correctas, pueda acceder a cualquier documento en cualquier momento. De este modo, los trabajadores en las empresas no pierden el tiempo buscando documentos físicos y su tiempo y energía se pueden utilizar en otras cosas, aumentando así la productividad general.

Conclusión

La transformación digital de cualquier organización a través de un sistema de gestión documental es más fácil y eficiente que la creencia popular de que es un trabajo tedioso. En los tiempos actuales, para seguir el ritmo del mundo cambiante y hacer frente a los nuevos retos, un sistema de gestión de documentos aumenta la productividad, ayuda a gestionar los datos de forma eficiente y, sobre todo, mantiene la seguridad de los datos privados de una empresa. Con la pandemia que recorre el mundo, el trabajo en el espacio digital es preferido por ambas partes, las empresas y los empleados por igual. Un sistema de gestión documental ayuda a crear esta realidad.