El mundo en el que vivimos actualmente ha cambiado mucho en la última década, ya que los avances tecnológicos se han extendido a todos los rincones.

La transformación digital es inevitable, y con ella llega la necesidad de que las empresas adapten sus sistemas de gestión documental a protocolos automatizados más fiables, precisos y seguros.

Sin embargo, a pesar de la incorporación de tecnología y de la digitalización de sistemas empresariales completos, muchas empresas siguen sin saber qué hacer cuando se trata de la automatización operativa.

Este artículo pretende profundizar en ese problema y resolver cómo las empresas pueden asegurar la automatización de los procesos para seguir la tendencia y garantizar el máximo éxito en el crecimiento y la rentabilidad del negocio a largo plazo.

Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Beneficios principales

Mayor precisión

Una de las mejores cosas de la automatización de los sistemas de gestión de documentos es que hace que todas las operaciones sean más precisas.

Lo que ocurre aquí es que se puede agilizar el proceso de gestión mejorando la precisión en las operaciones y el flujo de trabajo.

Lo que muchas empresas no tienen en cuenta es que los errores pueden entorpecer cualquier proceso de trabajo y crear un entorno poco profesional no sólo para los clientes, sino para todo el mercado.

Esto puede dar lugar a múltiples errores masivos que pueden hacer caer todo un sistema de producción si no se controla.

Además, los errores resultantes de la inexactitud de los datos y del flujo de trabajo pueden provocar la insatisfacción de los clientes e incluso de los empleados.

Sin embargo, tener un flujo de trabajo documental optimizado reduce las posibilidades de que se produzcan estos errores. De este modo, se mejora la conexión con los clientes y los empleados, a la vez que se impulsa la productividad operativa con la ayuda de los sistemas automatizados de gestión de documentos.

Mejora del cumplimiento

Los documentos digitalizados y los flujos de trabajo automatizados crean un entorno más fácil para la gestión de registros.

El sistema de gestión puede reducir los errores administrativos mediante la carga inmediata de datos en el sistema de gestión con la ayuda de las funciones de carga automática de la red digitalizada.

Contar con un flujo de trabajo automatizado permite mantener todos los registros organizados de forma que se cumplan y se actualicen las necesidades de posibles auditorías futuras.

Mayores niveles de productividad

Conseguir agilizar los sistemas de gestión de documentos acelera el procesamiento de datos y mejora el tiempo de entrega.

Muchos de nosotros sabemos lo tediosa que es la documentación manual. Por no hablar de que es propensa a los errores y a los retrasos debido al estilo correctivo de la documentación que los responsables de la contabilidad tienen que revisar.

Esto no sólo da más importancia al trabajo cualitativo sobre el cuantitativo, sino que también abre nuevas oportunidades para que los empleados aumenten su conjunto de habilidades y se vuelvan más creativos como resultado de sus mayores niveles de productividad.

Acceso remoto

Ser capaz de optimizar su flujo de trabajo documental y orientarlo hacia la automatización puede cosechar enormes beneficios para la transformación digital de su negocio, ya que esto puede mejorar las funciones del trabajo remoto.

Esto significa que no es necesario estar siempre presente físicamente para presentar informes. Sólo es necesario escanear los documentos y enviarlos por correo electrónico o firmarlos con aplicaciones de PDF y luego enviarlos a los respectivos destinatarios en línea.

De este modo, se agiliza todo el flujo de trabajo y se gestionan todas las variantes electrónicas de la documentación. Esto permite a los colaboradores de la empresa seguir trabajando a tope aunque no estén físicamente en la oficina.

Las decisiones son importantes

Las decisiones son una parte integral de las empresas, especialmente en medio de la transformación digital. Los empleados toman decisiones a lo largo del día, convirtiéndolo en una rutina y un hábito.

Pero el problema es que la toma de decisiones no siempre es productiva, especialmente si esa persona está agobiada por el estrés.

Ahí es donde entran en juego la automatización de procesos, ya que esta garantiza que las decisiones correctas se lleven a cabo independientemente de los muchos factores comunes en la toma de decisiones sobre la marcha, como las emociones, el estrés, el entorno y muchos más.

No contar con un sistema de gestión documental automatizado y eficiente pone en riesgo el funcionamiento de toda la empresa, ya que ésta es propensa a verse  afectada por los numerosos factores negativos que la rodean.

La automatización, sin embargo, reduce las posibilidades de que las decisiones se vean afectadas por varios factores que son comunes al lado emocional del ser humano.

Se trata de que se dejen de lado las emociones, de que se tomen decisiones lógicas y de que se tengan en cuenta las pruebas estadísticas para llegar al curso de acción correcto.

Por qué el factor humano cuenta mucho

El factor humano juega un papel importante en el éxito general de cualquier organización, negocio o empresa. Esto puede dar lugar a decisiones buenas y malas, dependiendo del tipo de personas que se involucren en ellas.

Todos sabemos que los empleados son los que innovan, crean y encuentran soluciones a los problemas, ¿verdad?

Pues así es. Pero eso no es todo. Poco piensan los analistas empresariales que los empleados también procrastinan y se ven fácilmente afectados por el estrés, especialmente si se trata de asuntos relacionados con el trabajo.

Es entonces crucial tener un proceso automatizado para tratar con los sistemas de gestión de documentos para evitar estos factores humanos negativos que pueden hacer mella en la productividad de su empresa.

Esto es especialmente cierto ahora que la transformación digital ha cambiado la forma de abordar el trabajo. Ahora, cualquier cosa se puede hacer en un clic de un botón, lo que puede llevar a que las decisiones repentinas y abruptas se apoderen de la empresa y pongan en peligro su bienestar y sostenibilidad a largo plazo.

Copias de seguridad automatizadas

Otra de las grandes ventajas que puedes obtener al contar con un protocolo de seguridad y encriptación adecuado para tus sistemas de gestión documental es que cuente con una función de copia de seguridad automatizada.

Esto significa que el sistema crea una copia actualizada de toda la estructura de la base de datos de su empresa o negocio de forma regular. Esto hace que todo el marco y la estructura sean prácticamente invencibles ante cualquier desastre natural o fallos técnicos.

La mayoría de los ciclos de respaldos de seguridad guardan los datos y la información cada 24 horas. Sin embargo, se puede establecer en intervalos de tiempo menores si se quiere garantizar la máxima precisión y seguridad en la protección de los datos.

Aparte de eso, tener una función de copia de seguridad automatizada para su sistema de gestión de documentos a través de la nube también significa que puede acceder a los datos en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que haya una conexión a Internet estable.

Conclusión

La transformación digital está ocurriendo a un ritmo muy rápido. Y es importante que nos aseguremos de que la automatización de los procesos desempeña un papel importante, especialmente cuando se trata de sistemas de gestión de documentos, para garantizar la máxima rentabilidad, seguridad y éxito a largo plazo para la empresa.