Los tiempos han cambiado mucho.

Ahora, casi todo se ha vuelto digital. La forma en que gestionamos los negocios, trabajamos, o incluso aprendemos cosas nuevas, fluyen ahora a través de la tecnología digitalizada, con la ayuda de los ordenadores e Internet.

Un buen ejemplo de este rápido cambio y revolución tecnológica es el uso de la firma electrónica. Firmar con el nombre en los documentos ha sido la principal forma de confirmar u oficializar algo, como sellar un trato.

Pues bien, gracias a la tecnología, ya no tenemos que firmar manualmente y utilizar un bolígrafo sobre papel para dar nuestra firma. Hoy en día podemos utilizar la firma digital o lo que se conoce más comúnmente como firma electrónica.

Pero ¿son realmente útiles, especialmente cuando se trata de validar la fiabilidad de los documentos electrónicos?

La respuesta corta es que sí. Lo son.

Este artículo va a profundizar en lo que son las firmas electrónicas, y cómo podemos utilizarlas para mejorar el proceso de validación de cualquier documento o documentos en los que estemos trabajando.

Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es una de las principales formas de obtener legalmente la aprobación y el consentimiento en diversos archivos electrónicos, como formularios y documentos.

Cada vez son más las personas que las utilizan para formalizar transacciones como títulos de propiedad, contratos de trabajo, matrículas escolares y muchos otros acuerdos formales.

No sólo están creciendo muy rápido en términos de popularidad debido a los múltiple beneficios que que aportan tanto en el envío como en la recepción de documentos digitales.

Sino que también son muy eficaces cuando se trata de apoyar un entorno de trabajo «sin papel» en el que se acelera el proceso de flujo de trabajo y se reducen las ocasiones en que los clientes y la oficina utilizan papel físico.

Firma electrónica simple vs. firma electrónica avanzada

La firma electrónica no es más que una versión digitalizada de la firma original que se hace con bolígrafo y papel con un intercambio sencillo de cadenas de datos conocida como clave personal o PKI

Por su parte, la firma electrónica avanzada es un tipo de firma electrónica y está basada en un certificado digital emitido por una autoridad certifícadora que en México es conocida como un Prestador de Servicios de Certificación y que permitirá verificar la identidad de los firmantes así como la integridad del documento que se firma.

La firma electrónica simple y la avanzada se consideran métodos válidos para los acuerdos legales. Sin embargo en caso de un juicio la firma electrónica avanzada es más efectiva ya que además de certificar la identidad de los firmantes para evitar que alguno de ellos más adelante niegue la firma,  garantizará la integridad del documento que se firmó es decir, que el documento no haya sido alterado.

Principales ventajas de la firma electrónica para la validación de documentos electrónicos

Agilidad y Velocidad

Lo mejor de la firma electrónica a la hora de validar documentos digitalmente es que todo el proceso es muy rápido. Ya sabes lo que puedes tardar en recoger una firma física de alguien.

No tienes que estar físicamente en una ubicación específica ya que puedes firmar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Cuenta con validez jurídica

Una de las características más importantes de las firmas electrónicas es que son muy eficaces cuando se trata de asegurar documentos sensibles ya que tiene la misma validez que una firma autógrafa y puede ser utilizada como prueba en un juicio.

Por eso es una herramienta muy eficaz para evitar que los documentos sean manipulados por delincuentes; garantizando la integridad y autenticidad de los documentos y que estos no han sufrido cambios desde el momento en que fueron firmados.

Es Rentable

La firma electrónica es una forma muy rentable de minimizar los gastos. Piensa que ya no tendrás que utilizar papeles, carpetas o incluso bolígrafos.

Aunque se pueda pensar que son cosas pequeñas y sin importancia en las que gastar dinero, tienen un gran impacto, especialmente si es toda una oficina o incluso una empresa la que lo utiliza.

Si añadimos el hecho de que toda una ciudad utiliza la firma electrónica, nos haremos una idea más clara de cuánto dinero puede ahorrar toda una economía.

Respetuoso con el medio ambiente

¿Has pensado últimamente en el medio ambiente? Si no es así, deberías empezar a pensar en ello. La deforestación es una grave preocupación hoy en día, y aunque se piense que este tema está demasiado lejos de la realidad, no es así.

La adopción de un negocio ecológico puede empezar por algo pequeño, pero puede extenderse como un incendio forestal muy rápidamente. Y una vez que esto ocurra y todas las empresas y oficinas empiecen a utilizar la firma digital, entonces habrá menos árboles que se van a cortar.

Esto significa más árboles, menos inundaciones, animales más felices y una Madre Naturaleza más sana.

Procesamiento eficiente

Todos sabemos lo complicado que es recoger la firma de una persona, por no hablar de la de varias personas.

La recogida de firmas es un proceso complicado en el que hay que involucrar a muchas personas para que firmen, impriman e incluso sean testigos de todo el proceso. Después hay que entregarla, copiarla, producir más copias y, finalmente, almacenarla.

Compara todo eso con la firma electrónica y verás el gran cambio que supone. Se captura con un solo clic de un botón o con el toque y deslizamiento de un dedo. Esto mejora la eficiencia en ambos extremos del espectro.

Conclusión

Utilizar la firma electrónica supone despedirse de todas las molestias y el bullicio del tedioso y engorroso papeleo agregando certeza de autenticidad e integridad a los documentos. Contar con un sistema de gestión documental que incluya la facilidad de firmar los documentos con una firma electrónica avanzada permitirá grandes beneficios y un proceso de transformación digital de la empresa más rápido y eficiente.

Se trata de allanar el proceso de firma de documentos para que las partes no tengan que gastar tiempo, dinero y esfuerzo innecesarios, con la certeza de que la firma de los documentos contará con certeza jurídica y validez legal.