El mundo ha cambiado mucho desde que el COVID entró en escena. Millones de personas perdieron sus puestos de trabajo y toda la economía mundial pasó de un entorno de cooperación a un entorno de trabajo desde casa.

Debido a esto, una transformación digital masiva arrasó con el mundo y trajo consigo la demanda cada vez mayor de un sistema de trabajo remoto colaborativo eficiente que ayude a empresas y corporaciones enteras a mantenerse al día con sus tareas.

Y aunque las cosas han mejorado desde que comenzó la pandemia el año pasado, los entornos de trabajo desde casa se han convertido en algo frecuente en estos días, incluso si los periodos de encierro ya no están tan extendidos.

Por ello, tiene mucho sentido conocer las herramientas de trabajo a distancia adecuadas para garantizar la continuidad de la productividad laboral.
Esto también ha llevado a todo el mundo a darse cuenta de que el cambio al mundo digital, específicamente en el entorno remoto, es crucial para garantizar que la empresa siga siendo competitiva y rentable durante estos tiempos de cambios rápidos.

Se trata de seguir la tendencia sabiendo que el trabajo a distancia y la digitalización agresiva de todos los procesos se están apoderando del mundo empresarial. En vista de ello, ya hay múltiples empresas que están utilizando las mejores herramientas de trabajo remoto colaborativo para garantizar una correcta gestión documental de todo su sistema. Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Ventajas del trabajo a distancia y colaborativo

1.- Eficiencia en costos

Uno de los mayores beneficios del trabajo remoto y colaborativo es que es muy rentable. Esto lo convierte en una parte muy crucial de cualquier empresa, especialmente si implica múltiples documentos, papeles y procesos. La mayor parte del ahorro en costos proviene de la gestión de un equipo remoto en lugar de una plantilla física que se encuentra dentro de un edificio físico. Lo bueno de esto es que se pueden obtener tasas de ocupación más bajas y deshacerse de suministros de oficina innecesarios y otros servicios diversos. Numerosos estudios también han determinado que las empresas pueden ahorrar entre 2,000 y 4,000 dólares anuales por cada empleado si trabajan desde casa. Esto hace que merezca totalmente la pena maximizar el uso de las herramientas de trabajo a distancia.

2.- Mejora de la productividad

El trabajo a distancia y en colaboración es una característica indispensable en los sistemas actuales de gestión de documentos, ya que mejora en gran medida la productividad de un empleado, especialmente porque no está limitado por la distancia y las barreras físicas.
Con la ayuda de las nuevas y avanzadas herramientas de colaboración virtual, los empleados pueden colaborar a distancia como si estuvieran en la misma oficina, cubículo o sala de conferencias.
Los empleados también pueden utilizar diferentes tipos de comunicación virtual que se encuentran en la oficina. Algunos de los ejemplos más comunes son la videoconferencia, el teléfono, las redes sociales, el correo electrónico y los mensajes sms.
También es muy probable que los trabajadores trabajen más de 40 horas a la semana si se encuentran en casa. Tampoco tienen que pedir permisos por enfermedad.
Y lo que es aún mejor, pueden trabajar con otros empleados en diferentes zonas horarias. Se trata de aumentar la flexibilidad que hace que el trabajo colaborativo a distancia sea muy necesario en el nuevo panorama laboral actual.
Tampoco hay que preocuparse por las condiciones meteorológicas o por conducir durante horas y quedarse atascado en el tráfico.

3.- Contratación más fácil

Otra cosa buena del trabajo colaborativo a distancia es que puedes elegir fácilmente a los candidatos más cualificados para el puesto de trabajo sin estar limitado a un solo lugar.
No tienes que preocuparte por trasladar a tus empleados o elegir a uno sólo por su ubicación geográfica actual. Estos factores ya no son relevantes, en su lugar, sólo tienes que centrarte en sus habilidades y su talento.

4.- Mayores tasas de retención

Los empleados que trabajan a distancia tienen mayores índices de satisfacción laboral porque no están tan estresados con su trabajo.
Tienen un buen equilibrio entre su vida laboral y personal, lo que les hace estar mas contentos con su trabajo. También es menos probable que renuncien, lo que significa que es más fácil formarlos y proporcionarles responsabilidades laborales adicionales.

Algunas de las herramientas de trabajo colaborativo a distancia más populares

A continuación describimos algunas herramientas genéricas de trabajo colaborativo a distancia que por su versatilidad y bajo precio han ganado gran popularidad durante los últimos años.

Google Docs

Google Docs es una de las mejores y más populares herramientas de trabajo a distancia, utilizada tanto por empresas como por trabajadores independientes para trabajar en tareas de gestión de documentos.
Permite a los usuarios trabajar junto a sus colegas de forma simultánea. Pueden escribir y redactar contenidos junto a otras personas sin comprometer la calidad, la velocidad y la conexión. Puedes hacerlo siempre que tengas una cuenta de Google Gmail.
Pero lo que es mejor es que realmente no necesitas tener tu propia cuenta de Google Gmail si sólo vas a ver un documento de Google Docs.
Simplemente haz clic en el enlace y verás inmediatamente el contenido del documento. Es tan fácil como eso. Esto también significa que los clientes y otras personas pueden acceder a ver tu documento siempre que tengan el enlace.
Google Docs te permite crear tus propios documentos, presentaciones e incluso hojas de cálculo mediante su aplicación conectada llamada Google Sheets.
Sólo tienes que enviar a alguien una invitación oficial junto con el enlace. También puedes cambiar los permisos si quieres que editen el documento. Incluso pueden dar sugerencias al documento si cambias su configuración.

Google Drive

Google Drive es otra herramienta de gestión de documentos que te ayuda a ordenar tus archivos, ya sean documentos, fotos, vídeos u otros contenidos. Es una plataforma de almacenamiento integral que existe en la nube.
También es la plataforma oficial utilizada por Google Docs. Lo mejor de todo es que puedes crear tus propias carpetas y transferir tus propios archivos a ella. También puedes utilizarlo como medio para almacenar y gestionar tus documentos o para ver mejor todos los documentos de trabajo de otras personas.
Es una herramienta imprescindible si trabajas desde casa o si quieres trabajar a distancia. Incluso se considera una de las herramientas de gestión de documentos en línea más utilizadas y completas.

Zoho Docs

Zoho Docs es igual que Google Docs porque también es una plataforma documental integral online que funciona en la nube. Es una gran opción si eres propietario de una pequeña empresa o un autónomo virtual porque es muy fácil de usar y no tiene una curva de aprendizaje muy pronunciada.
Lo bueno de Zoho Docs es que puedes hacer tus propias hojas de cálculo, documentos e incluso diferentes tipos de presentaciones usando esto, muy parecido a lo que harías en Google Docs.
Pero lo que es diferente con Zoho Docs es que da a los usuarios 5 GB de almacenamiento gratuito una vez que se crea la cuenta.
Otra de las cosas que hay que saber de Zoho es que puedes organizar múltiples carpetas, ordenarlas e incluso crear nuevas carpetas.
Incluso puedes añadirles contraseñas para proteger tus documentos sensibles. Esto da permiso a las personas que elijas pueden acceder a tu carpeta y documento.
También tiene un sistema de gestión de documentos en la nube que sirve como una buena alternativa si no te sientes tan cómodo usando Google Docs.

Confluence

Aparte de eso, los usuarios también pueden compartir fácilmente imágenes, archivos PDF, varios documentos y otros medios junto con los cambios realizados en un documento específico. Los usuarios pueden incluso conectarse a Jira si quieren dar una visión del desarrollo de su trabajo.
Además, también puedes añadir inlines y comentarios de página si lo deseas. Esto hace que sea una gran herramienta si quieres comentar o dejar comentarios sobre el trabajo o documento de otra persona.
Esto es genial porque es menos probable que te pierdas en tus mensajes y correos electrónicos individuales. Los usuarios pueden incluso anclar algunos comentarios para que se les preste la atención adecuada.
El panel de control también sirve como plataforma donde los usuarios pueden editar los archivos, así como organizar la información de la empresa en función de sus propias preferencias y elecciones.

Dropbox Paper

Luego está Dropbox Paper, que es otra de las mejores elecciones cuando se trata de las mejores herramientas de gestión de documentos para el trabajo remoto. Se trata de un editor de colaboración que está diseñado específicamente para equipos de diseño que quieren comunicarse entre sí.
Te permite añadir diferentes tipos de medios a determinados documentos, como imágenes y vídeos, mientras colaboras con otros miembros de tu equipo. También puedes añadir al instante archivos de Dropbox en el contenido que elijas, lo que incluye vídeos de YouTube y otras publicaciones de diferentes sitios de redes sociales.
Incluso puedes añadir colaboradores en el documento. Sólo tienes que hacer clic en el botón de compartir e invitarlos inmediatamente a editar o ver el documento mediante el enlace que has proporcionado. Además, también puedes crear tus propios grupos al compartir archivos con varios equipos.
Pueden acceder a los documentos y asignar proyectos específicos a cada miembro. Por otra parte, también se puede proporcionar retroalimentación.
Incluso hay pegatinas personalizadas para animar las cosas y crear un enfoque más desenfadado utilizando el humor.

Conclusión

Las características de trabajo colaborativo a distancia en lo sistemas de gestión documental no sólo son cruciales para el éxito general de una empresa, sino que también son muy necesarias si se quiere aumentar la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo.
Aunque puede llevar algún tiempo acostumbrarse a ellas, su curva de aprendizaje no es tan pronunciada. Conoce nuestra propuesta de herramientas de gestión documental para trabajo colaborativo y a distancia en empresas de gobierno.