La transformación digital es un hecho al que tenemos que enfrentarnos hoy en día. También debemos adoptarla para poder sobrevivir y prosperar en esta era tecnológica en la que vivimos. Los sistemas de gestión de documentos pueden transformar digitalmente una empresa tradicional en una empresa sin papel con todos los beneficios inherentes, especialmente en el aspecto de la rentabilidad y el crecimiento del negocio.

La única manera de mantenerse en la cima del juego es fusionando las operaciones de la empresa con la tecnología y adaptándose a la nueva tendencia de digitalización, como por ejemplo con la ayuda de un sistema de gestión de documentos.

Sin embargo, esto no sólo se refiere a mantenerse al día con la tendencia, ya que también significa mejorar las operaciones comerciales, el flujo de trabajo y la gestión corporativa, al tiempo que garantiza una afluencia constante de ingresos.

En este artículo, vamos a hablar más sobre los sistemas de gestión documental, así como sobre otras formas y tecnologías que puedes utilizar para impulsar la transformación digital de tu empresa u organización.

Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Implementar un sistema de gestión documental

Todas las empresas deberían de contar con un sistema de gestión documental para gestionar sus archivos físicos y documentos digitales de forma mucho más sencilla.

Es una forma eficaz de facilitar la búsqueda de archivos y el acceso a ellos de forma automática, además de que puede ayudar a la automatización de procesos facilitando los flujos de trabajo y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental también asegura que los documentos de la empresa estén seguros y puedan ser fácilmente recuperados en los peores escenarios como la eliminación accidental de archivos o desastres naturales.

Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Implementar la facturación digital

Otra forma común de impulsar la transformación digital de tu empresa es implementando la facturación digital.

Cuanto más te centres en la facturación online, más podrás ahorrar porque todo se hace de forma digital.

Un ejemplo básico de esto es que no necesitas imprimir facturas o documentos en papel y gastar en gastos de envío.

En lugar de eso, puedes simplemente enviar facturas electrónicas por correo electrónico. Esto no sólo llegará a tus clientes más rápido, sino que también podrás cobrar a tiempo y con menos gastos.

Incluso puede limitarse a enviar a sus clientes facturas en forma de archivos PDF. Esto puede ser un pequeño paso hacia la digitalización, pero es donde empiezan las grandes apuestas de la transformación digital.

Apostar por la comunicación digital

La comunicación es un aspecto muy importante para cualquier empresa, ya que a través de ella se puede garantizar un flujo de trabajo fluido y una salida de calidad de los productos y servicios de una operación bien diseñada.

Sin embargo, tu empresa necesita adentrarse en el aspecto digital de la comunicación para que el proceso sea aún mejor. En la actualidad ya existen muchas formas de comunicación, como el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería y las reuniones por vídeo.

Esto no sólo garantiza un intercambio instantáneo de mensajes en cuestión de milisegundos, dependiendo de la velocidad de la conexión a Internet, sino que también hace que toda la estructura organizacional de la empresa sea más transparente.

Además, se reducen las posibilidades de que se produzcan errores de comunicación, ya que los mensajes pueden crearse de forma muy específica y articulada.

Mejorar la comunicación interna de tu empresa es crucial para el crecimiento y la productividad de tu marca.

Incluso los correos electrónicos se están quedando obsoletos hoy en día, ya que los empleados prefieren aplicaciones de mensajería reales como Slack, Trello, e incluso las aplicaciones más informales Whatsapp, Messenger y Telegram para comunicarse con sus jefes y compañeros de trabajo.

Los tiempos han cambiado hoy en día, y es un requisito para las empresas tener un canal en el que los empleados puedan hacer una lluvia de ideas, hablar de temas relacionados con el trabajo, y proporcionar actualizaciones precisas y articuladas para fomentar el crecimiento y la transparencia en la empresa.

Mantener el equilibrio entre tecnología y cultura

La transformación digital es una forma muy eficaz de encontrar soluciones a los problemas tradicionales. Lo hace al mismo tiempo que estimula a las empresas a seguir el ritmo de los cambios y a aprender a adaptarse a ellos.

La transformación digital significa que las empresas deben cambiar rápidamente para mantener la rentabilidad. Y depender de los métodos tradicionales ya no es una opción si se quiere permanecer en la vanguardia en este mundo tan digital.

Crea una cultura empresarial que acoja el cambio y el avance tecnológico para que los empleados no desarrollen estrés innecesario o burnout.

Esta transformación digital debe convertirse en una normalidad para los gerentes y ejecutivos, de modo que el proceso sea mucho más fácil tanto en términos de comunicación, como de gestión documental y, eventualmente, de crecimiento.

La transformación digital debe redefinir las habilidades y los talentos de los empleados para que puedan encajar mejor con sus respectivas tareas. Éstas también deben estar alineadas con la misión y la visión de la empresa.

Ten en cuenta que ya hay muchas empresas que fracasan por no mantener un equilibrio entre la tecnología y la cultura.

Esto significa que toda la empresa debe aceptar el cambio y que no hay otra forma de avanzar que abrazando la transformación digital.

Conclusión

Impulsa el cambio de tu empresa o negocio al mundo digital para asegurarte de que prosperará en esta era altamente tecnológica y digital.

No se trata sólo de estar a la moda, sino también de mejorar el flujo de trabajo, la seguridad y la comunicación con la esperanza de adquirir un mercado más amplio que reporte mayores ingresos a tu negocio.