Tanto las organizaciones privadas como los organismos públicos deben prestar especial atención y dar prioridad al cumplimiento de la normativa para garantizar que sus operaciones se desarrollen sin problemas, sin temor a sanciones de parte de las autoridades, o a algo peor, suspensión o cierre total de las operaciones.

Afortunadamente, hay muchas formas de evitarlas y de garantizar un proceso de cumplimiento sin problemas de todos los requisitos normativos procedentes de las regulaciones oficiales. Y una buena manera de garantizarlo es con la ayuda de un sistema de gestión de documentos.

En este artículo, vamos a hablar sobre algunos de los requisitos normativos que pueden ser habilitados mediante un sistema de gestión documental, así como de sus ventajas, para que las organizaciones puedan ocuparse fácilmente y sin problemas de todo el cumplimiento normativo necesario.

Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Mejorar el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector

Lo mejor de contar con un sistema de gestión de documentos en tu empresa es que permite gestionar y crear modelos de procesos estándar que se centrarán en el cumplimiento de los procesos oficiales, la retención de los documentos y la notificación de los cambios en el contenido y las operaciones dentro de tu organización.

Aún mejor, hacer todo esto automáticamente sin necesidad de habilidades manuales y de micro gestión. Esto facilita el proceso y hace que sea menos molesto no sólo para los administradores, sino también para todos los usuarios dentro de la jerarquía de la organización.

En el contexto mexicano el cumplimiento normativo es especialmente importante para los organismos públicos pues existe un cuerpo legal y oficial el cual obliga a estos entes a construir y mantener actualizados sistemas de archivo y gestión documental que promuevan la generación, protección y difusión de la información.

Algunas de las leyes que dictan los requerimientos que un sistema de gestión documental debe poseer son la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley General de Archivos o la Ley de Firma Electrónica Avanzada.  Cada una de estas dicta aspectos diferentes del funcionamiento que un sistema de gestión que proporciona oficialidad, eficiencia y un correcto funcionamiento.

Transparencia y acceso a la información

Los sistemas de gestión de documentos dentro de una organización son una gran manera de mejorar la transparencia y el seguimiento posterior de los documentos y las operaciones necesarias para el cumplimiento de la normativa.

Permiten a los administradores mantener un registro de la información que incluye la generación, almacenamiento y divulgación de los documentos. También permite la creación de una estructura tecnológica que ayuda a la protección y el resguardo de información reservada. Lo que es aún mejor es que todo esto se hace automáticamente.

La automatización también puede conducir a una mejor revisión de los documentos, así como a mejorar la precisión y la relevancia de una auditoría. Incluso puede recordar automáticamente a varios usuarios que comprueben constantemente el correcto flujo de los procesos internos, con el objetivo de operar de forma eficiente y dentro de la normativa que rige las actividades de la organización.

Gestión de archivo, respaldo y recuperación de documentos

Otro aspecto positivo de un sistema de gestión documental que cumple con la ley es que permite a las organizaciones la operabilidad del sistema junto con el Sistema Institucional de Archivos, la gestión de instrumentos de control archivístico, gestión de expedientes, procesos de baja documental, instrumentos de consulta archivística, entro otros procesos de gestión documental.

Además, un sistema de gestión documental y archivístico basado en la nube permite almacenar los datos de forma segura con la ayuda de copias de seguridad. Esto elimina la preocupación de que los archivos se pierdan de forma permanente, ya que, si un archivo se pierde accidentalmente, todavía se tiene una copia de seguridad en otro lugar. Y, lo que es más, este proceso de copia de seguridad se produce automáticamente, por lo que no hay que dedicar tiempo y esfuerzo adicionales a su búsqueda.

Firma electrónica avanzada y nuevas tecnologías

En materia de innovación digital y adopción de las tecnologías de la información, un sistema de gestión documental que cumpla adecuadamente con la ley debe permitir llevar a cabo la firma electrónica avanzada para dar validez a los documentos.

La firma electrónica avanzada satisface el requisito de firma oficial de la misma forma que la firma autógrafa de documentos impresos. Esto permite al usuario del sistema manejar procesos o trámites con validez oficial haciendo uso de los recursos tecnológicos disponibles.

Este tipo de firmado permite comprobar la autenticidad de que el firmante es la persona que dice ser. Esto se hace a partir de los procesos de cifrado y descifrado de la tecnología. Mismos que garantizan la confidencialidad del documento, pues solo el remitente y destinatario pueden acceder por medio de las claves de cifrado.

Esta tecnología también provee la seguridad de que el contenido de un documento no ha sido alterado desde su emisión hasta su uso subsecuente. Nuevamente en virtud del método de cifrado y descifrado.

Conclusión

La transformación digital ha abierto el camino para que surjan numerosos avances tecnológicos orientados a facilitarnos la vida.

Los sistemas de gestión de documentos son un buen ejemplo de estas innovaciones, ya que ayudan a las organizaciones a prosperar o, más concretamente, a cumplir con todas las normativas procedentes de los sectores público y privado.

Todo se reduce a la seguridad de los documentos, a una comunicación más ágil y a la capacidad de suavizar el flujo de trabajo y las operaciones de la organización para cumplir mejor los requisitos establecidos por las múltiples normativas.