La información es un activo muy valioso hoy en día. La información nunca cesa ni se acaba, pero el almacenamiento de la misma ser ha convertido para muchas empresas en un asunto problemático. Aquí es donde entra en juego el almacenamiento en la nube mediante sistemas de gestión documental.

Para cualquier empresa, grande o pequeña, es importante almacenar los datos en un lugar accesible. Almacenar, organizar, archivar y compartir datos es un proceso complejo y no todas las empresas tienen los medios para hacerlo.

Por ello, el almacenamiento en la nube permite a las empresas almacenar sus datos de forma segura mediante la gestión de documentos. El almacenamiento en la nube, en términos sencillos, significa almacenar una cantidad gigantesca de datos en un servidor central y acceder a ellos cuando sea necesario. Los sistemas de gestión de documentos ayudan a administrar cada hoja de papel físico o documentos digitalizados en todas las áreas de una empresa.

De hecho, la capacidad de los sistemas de gestión documental para almacenar datos en la nube es una de sus principales características.

El almacenamiento de datos en la nube tiene varias ventajas y este artículo trata exclusivamente de las ventajas del almacenamiento en la nube para la gestión de documentos. Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Ventajas de la gestión de documentos en la nube

 

1.- Mejora la gestión de archivos

Al digitalizar los documentos, los empleados de una empresa u organización pueden archivar, etiquetar y gestionar los documentos de forma eficaz. No es necesario pasar horas buscando documentos concretos. Éstos pueden organizarse en la nube e incluso se puede acceder a ellos mediante el uso de palabras clave. Un sistema de gestión de documentos ayuda a organizar grandes volúmenes de documentos en la nube.

2.- Mayor Rentabilidad

No es necesario gastar dinero en ordenadores, servidores, conexiones inalámbricas, impresoras, material de papelería, papel, memoria externa o incluso contratar expertos. El almacenamiento de datos en la nube aunque supone una inversión inicial, optimiza los recursos financieros reduciendo los gastos en actualizaciones de servidores o costos de mantenimiento. Para una pequeña empresa o una empresa de nueva creación, el costo de adquisición de equipos desaparece por completo. De hecho, el costo mensual del almacenamiento de datos en la nube es mucho menor que los recursos gastados en la gestión documental tradicional in situ. Las empresas pueden pagar solamente por lo que utilizan. En otras palabras, paga por lo que tiene almacenado en la nube.

3.- Despliegue rápido y ágil

Los sistemas de gestión documental en la nube ofrecen un entorno llave en mano. No es necesario configurar el software ni las copias de seguridad ni los firewalls. La gestión de documentos en la nube simplemente permite iniciar sesión en un navegador web y utilizar los servicios a cambio de una cuota. El despliegue basado en la nube es más rápido y reduce la dependencia en la configuración de los equipos físicos.

4.- Reduce la necesidad de espacio de la oficina

Pasar a ser una oficina sin papeles o «paperless» minimiza la necesidad de comprar un espacio enorme sólo para almacenar archivos físicos en archiveros. No sólo se evitan los enormes costes, sino que el espacio puede utilizarse para cosas más productivas.

5.- Mayor accesibilidad

La nube permite acceder desde cualquier rincón del mundo y en cualquier momento con la ayuda de una conexión a Internet. Se puede acceder a varios archivos al mismo tiempo y varias personas pueden trabajar a distancia accediendo a los documentos desde la nube.

6.- Mejora la colaboración

Debido a la fácil accesibilidad de los documentos, varias personas pueden trabajar juntas y colaborar fácilmente, completando así los proyectos a tiempo. El trabajo a distancia se ha convertido en una realidad. Muchas personas pueden acceder a los mismos documentos, editarlos y compartirlos mientras están sentadas en diferentes partes del mundo. La colaboración nunca ha sido tan fácil, principalmente porque la nube permite acceder, compartir y enviar documentos con facilidad.

7.- Aumenta la productividad

Tal vez la mayor ventaja del sistema de gestión documental basado en la nube es que ahorra tiempo y mejora la productividad general. Los empleados pueden dirigir sus energías y canalizar su tiempo hacia cuestiones más urgentes o más importantes en una empresa.

8.- Mayor seguridad

Otra ventaja del almacenamiento en la nube es la seguridad. Los datos almacenados en la nube están protegidos en el sentido de que la información sensible de una empresa está encriptada y sólo las personas que tienen acceso a ella o las firmas que pueden desencriptar los códigos pueden recuperar la información. Además, la nube evita que los datos se pierdan para siempre creando copias de seguridad. También, la nube puede restringir el acceso a determinados archivos para que no cualquiera pueda acceder a toda la información. Por ejemplo, las soluciones de gestión de documentos de Intelidok permiten que una persona acceda a los documentos utilizando únicamente contraseñas. También mantiene un rastro de toda la actividad. Por último, la nube mantiene un historial de quién ha accedido a qué documento. El almacenamiento de datos en la nube evita que la información sensible caiga en manos equivocadas, ya que envía alertas sobre cualquier actividad sospechosa. Las empresas pueden personalizar las alertas en función de sus necesidades.

9.- Respeto por el medio ambiente

El almacenamiento en la nube ofrece dos ventajas. En primer lugar, al reducir la dependencia del papel estamos salvando el medio ambiente. En segundo lugar, como la nube sirve a más de un cliente, reduce los requisitos energéticos generales en términos de reducción de las necesidades de refrigeración y energía. Al almacenar los datos en la nube no sólo estamos ayudando al medio ambiente, sino que también reducimos la huella de carbono.

10.- Reduce de la dependencia del soporte informático

El equipo de TI de cualquier empresa u organización no necesita ocuparse de resolver problemas de red, mantener el equipo, actualizar los programas informáticos, obtener licencias, supervisar o crear copias de seguridad. El sistema de gestión documental basado en la nube se encarga de todo ello. Los empleados pueden utilizar su valioso tiempo para alcanzar los objetivos de la empresa.

11.- Mejor capacidad de crecimiento

Con el crecimiento de un negocio, una empresa necesitaría ampliar también sus equipos. Pero esto significa que una parte importante de las utilidades se destinan a la expansión. Un sistema de gestión de documentos puede ayudar a almacenar los datos en función del crecimiento o decrecimiento de la empresa. Actualizar un equipo puede suponer un gasto interminable. A diferencia de contratar infraestructura en la nube, que por un pequeño incremento en la cuota mensual puedes acceder a equipos de cómputo más poderosos y espacios de almacenamiento más grandes y veloces. La gestión de documentos en la nube ayuda a que esto sea una realidad en comparación con la gestión de documentos «in situ».

12.- Cumplimiento de la normativa

Las empresas necesitan almacenar sus documentos de acuerdo con las leyes establecidas por el gobierno. Muchas empresas carecen de medios para almacenarlos. Aquí participa el almacenamiento en la nube. Los sistemas de gestión documental basados en la nube no sólo almacenan los datos en la nube organizando la información, sino que también facilitan el proceso de auditoría.

Conclusión

De la discusión anterior, queda ampliamente claro que hay numerosos beneficios de almacenamiento en la nube para el sistema de gestión de documentos. El mundo empresarial es un lugar dinámico en el que no hay lugar para la redundancia. Los sistemas de archivo obsoletos pueden hacer que su empresa quede obsoleta y poner en riesgo la información sensible. Estadísticamente hablando, más del 83% de los datos se almacenan en la nube y el tráfico actual de datos en la nube supera el 65%. El almacenamiento en la nube es la solución a la gestión de documentos actual.