¿Buscas modernizar los procesos archivísticos y de gestión documental en tu empresa u organización? ¿Quieres aprovechar las tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos a tu resguardo? ¿Estás comprometido con el cumplimiento normativo, la transparencia y rendición de cuentas, el derecho a la información, a la verdad y a la memoria? Si es así, este artículo es para ti.

Sistemas de gestión documental y ley general de archivos ¿Cómo coexisten?

Esta es la primer entrega de una serie de artículos en los que compartiremos contigo lo que para nosotros son las funcionalidades mínimas que debe cumplir un Sistema de Gestión Documental (SGD), para soportar la implementación de la Ley General de Archivos (LGA), automatizando las funciones de las áreas que integran el Sistema Institucional de Archivos (SIA), así como los procesos de gestión documental de la institución.

Durante los trabajos de actualización y mantenimiento del Sistema de Gestión Documental InteliGov «Gobierno sin Papel» para garantizar el cumplimiento con la nueva Ley General de Archivos (LGA) y, considerando las observaciones y recomendaciones hechas por los usuarios especialistas en archivística y gestión documental de las Instituciones que utilizan el sistema, dividimos las mejoras realizadas en 10 grupos de funcionalidades mínimas.

Esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

No cualquier Sistema de Gestión Documental cumple con la LGA

Como se verá en los artículos de la serie, no cualquier SGD cumple con la LGA, para hacerlo debe permitir el uso de técnicas archivísticas que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo, contribuyendo así a la eficiencia y eficacia institucional.

Mediante el cumplimiento normativo y la adopción de buenas prácticas nacionales e internacionales, el SGD que selecciones debe promover el buen uso de los archivos y permitir su difusión, favoreciendo la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional.

¿Por qué es importante el cumplimiento de la Ley General de Archivos?

Las leyes (o al menos la mayoría de ellas) buscan que la sociedad sea más justa, libre y democrática, al proteger nuestros derechos.

La Ley General de Archivos (LGA) protege el derecho de acceso a la información pública, a la verdad y a la memoria, garantizando la preservación de los archivos y expedientes necesarios para el ejercicio de los derechos humanos.

La LGA protege los derechos humanos estableciendo los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación de los archivos en posesión de las institución pública, así como de cualquier persona (física o moral) que ejerza recursos públicos.

Asimismo, determina las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos y fomenta el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de interés público (artículo 1 de la LGA).

Adicionalmente, determina que toda la información contenida en los documentos producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de las instituciones debe ser pública y accesible a cualquier persona, con lo cual se fortalece el derecho a saber (artículo 6 de la LGA).

La LGA asume el reto de la gestión documental y preservación del patrimonio documental del Estado, su éxito depende de que las instituciones implementen correctamente su Sistema Institucional de Archivos, entendiéndose éste como el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que sustentan la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental (artículo 20 de la LGA).

¿Cómo podemos cumplir las disposiciones establecidas en la Ley General de Archivos?

Como se mencionó en la sección anterior, a nivel institucional para cumplir con la Ley General de Archivos (LGA) debemos implementar con éxito el Sistema Institucional de Archivos, la herramienta tecnológica que cuenta con la capacidad de soportar esta implementación es el Sistema de Gestión Documental (SGD).

Para que un SGD pueda soportar la implementación del Sistema Institucional de Achivos debe ser un Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos (SAGDAA) en términos de los artículos 44, 45 y 46 de la LGA y demás disposiciones legales aplicables.

En este punto podemos establecer que los SAGDAA diseñados para las instituciones púbicas mexicanas, además de ofrecer la funcionalidad estándar de un SGD, como lo es: la administración de usuarios y control de acceso, gestión de documentos y expedientes, búsquedas avanzadas, uso de conectores y servicios web, uso de firmas electrónicas, gestión de metadatos, gestión de flujos de trabajo, etc. deben cumplir con los requerimientos normativos en materia de Gestión de Documentos y Administración de Archivos, entre ellos:

• Ley General de Archivos.
• Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
• Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
• Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016.
• Ley de Firma Electrónica Avanzada.
• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Conforme a lo anterior, las especificaciones funcionales de un SAGDAA deberán derivar de la revisión y armonización de dichas disposiciones normativas, así como de los requerimientos, observaciones y recomendaciones de uso efectuadas por los usuarios de las instituciones, quienes lo robustecen con su experiencia operativa.

A continuación se presentan las 10 características que como mínimo deberá tener el SAGDAA de su elección, a fin de garantizar el cumplimiento de la LGA mediante la automatización de las funciones de las áreas que integran el Sistema Institucional de Archivos y la optimización de los Procesos de Gestión Documental.

10 Características que debe contemplar tu sistema de gestión de documental para cumplir con la Ley General de Archivos

En los siguientes artículos de la serie detallaremos las características funcionales que debe contemplar tu sistema de gestión de archivos para cumplir de forma cabal con la Ley General de Archivos. ¡No te los pierdas!