En publicaciones anteriores vimos que el SAGDAA (Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos) es la herramienta tecnológica que  da soporte a la operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

Que dice la Ley General de Archivos sobre la Gestión de Baja Documental

La LGA menciona en su artículo 4 fracción XXIV que el SAGDAA deberá permitir deberá permitir el tratamiento de los documentos durante todas las etapas de su ciclo vital, desde su producción o recepción hasta su baja
documental o transferencia a un archivo histórico

El proceso de disposición documental permite hacer una selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales (artículo 4 fracción XXIII de la LGA).

En esta entrega conoceremos cuales son las características de el proceso de baja documental y cuáles son las funcionalidades mínimas que debe cumplir un sistema de Gestión Documental en materia de Gestión de baja documental.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿En que consiste el proceso de baja documental?

Debemos entender por baja documental a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos (artículo 4 fracción XII).

Funcionalidades mínimas que debe tener un SGD en materia de Gestión de Transferencias

En materia de Gestión de Baja Documental, el SAGDAA deberá ofrecer la siguiente funcionalidad:

  • Permitir al responsable del archivo
    de concentración promover la baja
    documental de los expedientes que
    integran las series documentales
    que hayan cumplido su vigencia
    documental y, en su caso, plazos de
    conservación y que no posean valores
    históricos (artículo 31 fracción VI de la
    LGA).
    Permitir la publicación de los
    dictámenes y actas de baja
    documental, así como su conservación
    en el archivo de concentración por un
    periodo mínimo de siete años a partir
    de la fecha de su elaboración (artículo
    58 de la LGA).

 

¿Te pareció interesante este artículo? Si es así, déjanos tus comentarios y no te pierdas el siguiente artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.