Instrumentos de Control Archivístico y Sistema de Gestión Documental

Las instituciones públicas deben establecer las medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar el tratamiento, recuperación y conservación de los documentos que producen, es por ello que deben contar con una Política de gestión documental, que entre otros objetivos les permita establecer y dar continuidad al PADA Programa anual de desarrollo archivístico.

Este es el cuarto artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos  (LGA). En esta entrega hablaremos de la característica III) Gestión del Programa Anual de Desarrollo Archivístico.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

Contenido del Programa anual de Desarrollo Archivístico

El Programa anual de desarrollo archivístico (PADA) deberá contener los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos (artículo 24 de la LGA), las prioridades institucionales considerando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles, así como los programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos (artículo 25 de la LGA).

En la elaboración del PADA se deben considerarlos los procesos de gestión documental, es decir, producción, organización, consulta, acceso, valoración, conservación y disposición de los documentos de la Institución, así como las actividades que derivan de los mismos.

El Área Coordinadora de Archivos y el PADA

El Área Coordinadora de Archivos es la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar a las áreas operativas del sistema institucional de archivos (artículo 4 fracción X de la LGA). Entre sus funciones está la de planificar, programar y evaluar el desarrollo de los archivos de la Institución, a través de la elaboración e instrumentación del Programa anual de desarrollo archivístico.

Adicionalmente, el Área Coordinador de Archivos deberá publicar el documento del programa y el informe de su cumplimiento en el portal electrónico de la Institución, conforme a los plazos previstos en los artículos 23 y 26 de la LGA.

El Sistema de Gestión Documental que permite gestionar el PADA

El Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos (SAGDAA)  implementado conforme a lo establecido en el artículo 45 de la LGA, deberá ser la herramienta tecnológica que, entre otras funciones, permita gestionar el Programa anual de desarrollo archivístico (elaborarlo, instrumentar, difundirlo y darle seguimiento).

El SAGDAA deberá permitir al responsable del Área coordinadora de archivos llevar a cabo las siguientes acciones en relación con el PADA  (artículo 23 de la LGA):

• Elaborarlo el programa.
• Someterlo a consideración del Titular de la Institución (para su revisión y, en su caso, aprobación).
• Dar seguimiento.
• Elaborar el informe de cumplimiento
• Publicar el informe y el programa en el portal electrónico de la institución.

Por lo que, además de las características que se relacionan en los demás artículos de la serie, para que el SAGDAA nos permita gestionar el PADA, deberá cumplir al menos con la siguiente funcionalidad:

• Gestión de equipo de trabajo (coordinador de archivos, responsables de archivo de trámite, concentración e histórico, etc.).
• Gestión de actividades y tareas (responsables y fechas de vencimiento).
• Gestión de calendarios compartidos.
• Gestión de flujos de trabajo (para revisión y autorización del programa).
• Creación, turnado y seguimiento de asuntos y documentos digitales.
• Publicación de documentos en el portal institucional (API de interoperabilidad).

¿Te pareció interesante este artículo? Si es así, déjanos tus comentarios y no te pierdas el siguiente artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.