La mayoría de las empresas de hoy en día ya utilizan la tecnología para llevar a cabo sus procesos empresariales y asegurarse de que todo va bien y según lo previsto.

Sin embargo, algunos administradores de empresas pasan por alto el hecho de que el uso de tecnología como los sistemas de gestión documental es una parte muy importante de las operaciones. Y que garantizar la máxima seguridad y cifrado es esencial para evitar cualquier vulnerabilidad ó filtrado de información confidencial que pueda surgir más adelante.

Este artículo pretende abordar este tema para que los directores y propietarios de empresas conozcan los beneficios que la seguridad y el cifrado tienen en los sistemas de gestión documental, sabiendo que el panorama empresarial se está digitalizando cada vez más con el paso de los días. Si te interesa conocer otras características de los sistemas de gestión documental que impulsan la transformación digital de las empresas visita este artículo.

Gestión eficiente de los documentos

El cifrado en un sistema de gestión de documentos significa que un documento o un conjunto de documentos se bloquea mediante contraseñas. Esto restringe el acceso al documento a menos que la persona conozca las claves de autorización o cuente con accesos biométricos. Esto garantiza un entorno muy seguro para los documentos.

La mayoría de las veces, también se tienen registros de auditoría que llevan el control de los cambios y las ediciones realizadas en un documento específico. Puedes comprobar estos cambios accediendo al documento. También puedes comprobar cualquier actividad sospechosa no deseada que suponga una amenaza para las normas de seguridad.

La mayoría de las empresas dependen en gran medida de las redes de protección de datos cuando se trata de etiquetar, clasificar y proteger los documentos en función de su sensibilidad.

Ser capaz de filtrar el acceso a Internet en toda la red de la empresa es también una gran manera de reducir las posibilidades de que los empleados sean víctimas de sitios de phishing o de la descarga de virus en sus respectivos ordenadores.

Aquí es donde las VPN o redes privadas virtuales resultan útiles. Los empleados pueden utilizar su VPN si la única opción de acceso a Internet es un punto de acceso Wi-Fi público. También existen sistemas de encriptación de hardware con los que los especialistas en informática pueden bloquear la información y los datos almacenados en un dispositivo específico en caso de pérdida o robo del mismo.

Manejo del archivo

El archivado es una de las características más importantes de cualquier sistema de gestión documental empresarial, ya que gracias a él se puede hacer un seguimiento de todos los documentos.

La función de archivo digital es la que se encarga de automatizar el proceso de eliminación de archivos o de almacenarlos en un lugar seguro al que nadie pueda acceder fácilmente.

Esto resulta muy útil si, por ejemplo, un empleado o administrador que utiliza un sistema de gestión documental no está seguro de un documento específico y si debe eliminarlo o guardarlo para cumplir con la ley.

La función de archivo digital será la que decida si el documento puede utilizarse en algún momento en el futuro en función de su configuración y contenido. También almacenará estos documentos sin tener que utilizar grandes cantidades de espacio de almacenamiento.

Estar alerta para evitar el «phishing»

Los correos electrónicos de suplantación de identidad representan actualmente entre el 90% y el 95% de los ciberataques que se producen a nivel mundial. Esto significa que supone una gran amenaza para la dinámica interna de cualquier empresa que dependa en gran medida de Internet y la tecnología.

Estos ataques de phishing a través de correos electrónicos suelen producirse con hackers que se disfrazan de entidades legítimas como representantes de ventas de la empresa o agentes de comunicados de prensa.

A veces, incluso actúan como verdaderos proveedores, clientes y hasta colegas. Una vez que consiguen actuar y convencerte de que son lo que parecen, estos tipos piden información sensible de la empresa y del negocio.

Es fácil que te veas sobrepasado por estas situaciones. Pero hay muchas formas de hacerlo para que puedas detectarlos fácilmente y evitar daños mayores. Lo primero que puedes hacer es comprobar su dirección de correo electrónico.

No te limites a leer su nombre en voz alta. En su lugar, mira la dirección de correo electrónico del remitente y comprueba si hay algún error ortográfico.
Cualquier error ortográfico leve o las insignias del logotipo retocadas debajo de su nombre son una clara señal de que son un fraude.

Si tienes dudas al respecto, puedes verificar el correo electrónico con tu departamento de TI para no comprometer la seguridad de tu red.

Conclusión

Todas las empresas grandes y medianas necesitan tener un proceso de protocolo de seguridad, cifrado y encriptación en su sistema de gestión de documentos si quieren evitar que información sensible pueda se accedida por personas no autorizadas.

La automatización de todo el sistema de gestión de documentos puede resolver este problema y acelerar el tiempo de procesamiento de forma exponencial. Esto permite a los empleados dedicar su tiempo a tareas más importantes en lugar de realizar tareas laboriosas y no esenciales.

Hay que tener en cuenta que este panorama empresarial tecnológico crea más razones para estar alerta por posibles accesos ilegales y problemas técnicos. Por lo tanto, tiene sentido contar con algoritmos de seguridad y cifrado sólidos en el sistema de gestión documental de su empresa. Si tienes dudas de qué tan seguro es el sistema de gestión documental en tu empresa contáctanos y te asesoraremos.