Como resultado de la implementación de Inteligov Sistema de gestión documental que cumple con la Ley General de Archivos, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales cuenta hoy con un sistema de gestión documental basado en la nube que le permite llevar a cabo todos sus procesos de gestión documental internos y hacia el exterior de forma eficiente y segura.

 

Antecedentes

En año  2015 el INAI se dio a la tarea de evaluar sistemas de gestión documental para cubrir sus necesidades en materia de Gestión de Archivo digital.

El coordinador de Archivo de la institución requería de una herramienta que le permitiese automatizar de forma interna y externa la gestión documental.

Entre los principales requerimientos planteados por el INAI  se encontraba la de la configuración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística que les permitiese mayor seguridad y control de sus archivos, habilitando usuarios con roles y funcionalidad específicos de acuerdo a sus responsabilidades.

Algunos de los roles habilitados fueron: Coordinador de Archivo, Responsable de Archivo de Trámite, Responsable de Archivo de Concentración y Responsable de Archivo Histórico.

Es por ello qué en diciembre de 2015, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos personales implementó Inteligov, bajo el sistema denominado internamente GD-Mx, con el objetivo de automatizar la gestión documental interna y externa de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable en ese momento.

Dicho proyecto fue patrocinado por la Comisionada Presidenta del INAI y el servicio se enfocó en el Área Administrativa de la institución.

Roles y responsabilidades

El sistema a través de sus capacidades de administración de privilegios proporcionó a los diferentes usuarios roles de acuerdo a sus áreas de responsabilidad. Entre los más representativos se encontraban:

Rol	Funcionalidad
Responsable de Archivo de Trámite	Acceso a expedientes electrónicos e inventarios de transferencia primaria.
Responsable de Archivo de Concentración	Acceso a expedientes electrónicos en el Archivo de Concentración e inventarios de Transferencia Secundaria o Baja Documental.
Coordinador de Archivo	Cuenta con el proceso de Gestión Documental / Gestión de Archivo, sistematizado, por lo que puede generar reportes y visualizar los inventarios de transferencias.

El Sistema GD-Mx, se encargaría de sistematizar principalmente el proceso de Gestión de Archivo al interior del INAI.

Funcionalidad del sistema

El Coordinador de Archivo permitió configurar en el sistema los Instrumentos de Control y Consulta Archivística: El Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental. Estos a su vez detonarían los procesos de transferencia: Primaria, Secundaria o Baja Documental.

Para que se llevaran a cabo los procesos de transferencia, el Responsable del Archivo de Trámite dentro del módulo «Mis Expedientes» fue generando su archivo de trámite a través de la creación de expedientes electrónicos.

Con base en la implementación de dichas configuraciones del sistema Inteligov, se construyó un proceso de Gestión de Archivo que consistía en que el Coordinador de Archivo se encargaba de configurar los Instrumentos de Control y Consulta Archivística, el Cuadro General de Clasificación Archivística (estructura conformada por secciones, series y subseries documentales) y el Catálogo de Disposición Documental que indicaba los valores de cada una de las series documentales, así como sus plazos de conservación.

El Responsable de Archivo de Trámite de cada área administrativa era el responsable de conformar el archivo de trámite a través de la creación de expedientes electrónicos y el archivado de documentos.

Una vez concluida la vigencia de los expedientes en el archivo de trámite establecida en el CADIDO, se generaba el inventario correspondiente, para realizar el proceso de trasferencia primaria.

Gracias a Inteligov, la transferencia se lleva a cabo de forma completamente electrónica. Desde la creación del inventario, así como las autorizaciones correspondientes qué se realizan a través de la e-Firma.

El Responsable del Archivo de Concentración, realiza la recepción de los expedientes transferidos. De esta forma, cuando se cumple la vigencia de los expedientes en el Archivo de Concentración, se genera el inventario correspondiente para realizar una Transferencia Secundaria o Baja Documental.

Conclusión

Como resultado de la implementación del sistema y la conclusión exitosa del proyecto, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales INAI cuenta hoy en día con un sistema de gestión documental basado en la nube que le permite llevar a cabo todos sus procesos de forma eficiente y segura.

El proceso de Gestión de Archivo se lleva a cabo de forma electrónica, en el sistema GD-Mx cumpliendo con toda la normatividad descrita en la Ley General de Archivos.

Si te interesa conocer la forma en que Inteligov Gobierno si Papel da cumplimiento cabal a la Ley General de Archivos visita este artículo.