Para un buen número de negocios y empresas, tener una aplicación que utiliza recursos en la Nube ofrece la mejor solución de gestión documental.

Los usuarios del software en la nube no son responsables de los costos ni del mantenimiento del hardware. Esto es trabajo del proveedor. En este sentido, las principales aplicaciones de gestión documental van un poco más allá ofreciendo sus soluciones bajo el modelo SaaS (Software as a Service).

SaaS permite a los clientes utilizar la eficacia de la gestión documental en la nube. Con la gestión de documentos SaaS, tu no eres responsable del mantenimiento de la aplicación o del servidor que utilizas.

Gracias a esto, los usuarios pueden concentrarse en utilizar la aplicación para terminar sus tareas. A medida que pasa el tiempo, no es necesario que los empleados actualicen el sistema o supervisen los servidores.

Lo único que hay que hacer es abrir la aplicación y pagar por lo que se utiliza. La gestión documental bajo el modelo SaaS es muy conocida entre las medianas y pequeñas empresas.

¿Qué es SaaS?

SaaS es la abreviatura de Software como Servicio. Permite a los usuarios utilizar y conectarse a aplicaciones en línea basadas en la nube. Ejemplos populares de SaaS son las herramientas de oficina, el calendario y el correo electrónico.

SaaS ofrece una solución de software completa que los usuarios pueden comprar a un proveedor de la nube bajo un modelo de licenciamiento de pago por uso.

Las empresas alquilan el uso de cualquier aplicación para la empresa, y sus empleados se conectan a ella en línea, normalmente utilizando su navegador web preferido.

Todos los datos de la aplicación en cuestión, el software de la aplicación, el middleware y la infraestructura se encuentran en el centro de datos del proveedor.

El proveedor de la nube se encarga del software y el hardware. Mediante un contrato de servicio adecuado, garantizarán la seguridad y la disponibilidad de los datos, así como de la aplicación.

El software como servicio permite a las empresas empezar a funcionar rápidamente con una aplicación a un bajo costo inicial.

Usos típicos de SaaS

Es muy posible que ya hayas utilizado alguna forma de SaaS. Esto es especialmente cierto si has utilizado un servicio de correo electrónico en línea, como Yahoo Mail, Hotmail o Outlook.

Con servicios como estos, tu te registras con una cuenta en línea utilizando tu navegador preferido. El software de la aplicación se encuentra en la red del proveedor del servicio. Allí también se almacenan los mensajes.

Los usuarios pueden acceder a sus mensajes almacenados y al correo electrónico utilizando un navegador en cualquier dispositivo.

Los ejemplos mencionados anteriormente no cuestan nada. Puedes utilizarlos todos para fines personales. Para tu negocio, puedes disponer de aplicaciones de productividad. Esto incluye calendarios, colaboración y correo electrónico.

También puedes alquilar aplicaciones empresariales complejas como la gestión de documentos, la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).

Como consumidor, pagarás por utilizar estas aplicaciones en función del nivel de uso o por suscripción.

Sin embargo, ¿Por qué las empresas utilizan sistemas de gestión documental en el modelo SaaS? Por supuesto, la razón se debe a los beneficios que proporciona.

Principales ventajas del modelo SaaS (Software as a Service)

1.- Rendición de cuentas y asignación

Una de las grandes ventajas de los sistemas de gestión de documentos es la rapidez con la que se pueden compartir los datos entre otros usuarios.

Hace muchos años, primero había que hacer varias copias. Luego, los datos se enviaban a varios departamentos a través de mensajeros u otros métodos.

Esto no es eficiente. Sobre todo si se maneja material sensible al tiempo.

Hoy en día, los sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios recibir y enviar información con sólo pulsar un botón.

Además, también es una forma estupenda de mejorar la responsabilidad entre varios departamentos para controlar cualquier problema que pueda surgir.

Cualquier cambio queda registrado para futuras referencias. Esto proporciona a la dirección altos niveles de supervisión centralizada.

2.- La nube es ecológica

Los sistemas de gestión documental basados en la nube son más ecológicos en comparación con otras soluciones. Los sistemas de gestión documental basados en la nube son más respetuosos con el medio ambiente, ya que comparten las necesidades de energía y refrigeración de varios servidores, utilizan menos energía local y ocupan menos espacio de almacenamiento.

3.- Menor necesidad de soporte informático

Puedes reducir o eliminar totalmente la supervisión interna, las copias de seguridad, las licencias, los parches y las correcciones de seguridad, las actualizaciones y el mantenimiento de los servidores.

De este modo, puedes liberar a los empleados de TI para que realicen otras tareas. Esto les permite dedicarse a la misión principal de la empresa.

4.- Seguridad de alta calidad

Por sí sola, puede ser muy difícil para una pequeña empresa ofrecer la misma seguridad documental de alta calidad que ofrece la solución adecuada basada en la nube.

Por ejemplo, la mayoría de los proveedores de la nube limitan el acceso a los documentos utilizando permisos y contraseñas de grupo, además de registrar toda la actividad.

5.- Cumplimiento de la normativa

Muchos sectores tienen necesidades estrictas de mantenimiento de registros y cumplimiento de documentos. Las capacidades de almacenamiento y de servidor de los sistemas de gestión documental basados en la nube suelen superar las de las soluciones locales.

Esto reduce el riesgo y el coste de no cumplir con las órdenes de cumplimiento normativo. Esto incluye la HIPAA, la normativa de la SEC, la Ley Gramm Leach Bliley o la Ley Sarbanes-Oxley.

6.- Mayor accesibilidad

La nube está disponible en cualquier momento y lugar. Todo lo que necesita es un dispositivo que pueda acceder a Internet para la gestión remota de documentos.

La colaboración y el intercambio de documentos son mucho más sencillos y precisos con los sistemas de gestión documental basados en la nube.

Las soluciones más complejas permiten el etiquetado de metadatos para ayudar a recuperar y organizar los documentos más rápidamente.

Los procesos de check in evitan la edición simultánea. También permite el acceso en grupo a documentos individuales.

Además, se puede acceder a varias versiones de los documentos y a sus historiales y compartirlos fácilmente a través de los sistemas de gestión documental basados en la nube SaaS.

7.- Despliegue rápido

El SaaS basado en la nube está disponible a través de un simple navegador web. Lo único que se necesita es una conexión a Internet. Por parte del usuario, se necesita una aportación mínima de TI.

No tienes que instalar el software. No tienes que configurar los firewalls. No hay que configurar copias de seguridad. Un sistema de gestión documental basado en la nube proporciona a la empresa la flexibilidad necesaria para personalizar y/o mejorar su sistema en función de sus necesidades.

El usuario siempre tendrá acceso a la última versión de la aplicación, ya que las actualizaciones y mejoras están disponibles automáticamente.

8.- Reducción de costos

El espacio en disco, los nuevos ordenadores y los servidores son caros. Los sistemas de gestión documental basados en la nube utilizan los equipos existentes. Esto elimina la necesidad de complejas arquitecturas in situ o de servidores de gran potencia.

Además, la cuota mensual de los sistemas de gestión documental basados en la nube suele ser mucho más asequible en comparación con las soluciones tradicionales basadas en las instalaciones. Por ello, muchas empresas prefieren los sistemas de gestión documental en la nube.

Conclusión

Los servidores de software basados en la nube son fáciles y cómodos de utilizar para casi todas las empresas. Les permite gestionar de forma remota la infraestructura técnica de su empresa.

También permite a las empresas crear aplicaciones y acceder a una gran variedad de herramientas sin necesidad de comprar y mantener un servidor físico.

Si quieres conocer nuestra appicación de gestión documental basada en la nube solicita una cita para una demostración.