Como resultado de la implementación de Inteligov Sistema de gestión documental que cumple con la Ley General de Archivos, AGROASEMEX cuenta hoy con un Sistema Integral de Gestión y Archivo (SIGA) basado en la nube; que permite la gestión documental coordinada de todas las áreas administrativas además de realizar de forma digital los procesos de Gestión de Archivo y la automatización de sus procesos internos.

Antecedentes

Inteligov se convirtió a partir del año 2017 en el Sistema Institucional de comunicación oficial entre las áreas administrativas de AGROASEMEX. El sistema es conocido internamente como Sistema Integral de Gestión y Archivo (SIGA) e inició operación en producción con 181 usuarios.

Para la operación del sistema se utilizó inicialmente la infraestructura de AGROASEMEX, sin embargo conforme creció el uso y la demanda de recursos relacionado con el aumento en el número de usuarios y de documentos generados, el sistema completo se migró a la nube.

A partir del 2019 el sistema opera bajo un modelo de servicio en la nube SaaS (Software as a Service) delegando todas las tareas de mantenimiento y operación de la infraestructura a Smart Governmet Solutions.

Tan solo en 2021 Inteligov emitió más de 169 constancias oficiales a los usuarios del sistema SIGA de AGROASEMEX que asistieron a la capacitación y webinars.

Especificación de casos de uso

Impementación del Sistema de Gestión Documental

• El usuario con licencia Inteligov asignada, puede crear, firmar con la eFirma y turnar (enviar) documentos de comunicación oficial como oficios, notas informativas y circulares a través de los Módulos: Mis Asuntos / Mis Documentos Delegados (Remitente).
• El usuario con licencia (destinatario), recibe por medio de un turno, los documentos correspondientes para su atención (emisión de respuesta a través de un documento oficial, o respuesta simple). La recepción de documentos se realiza con los Módulos: Mis Turnos / Mis Turnos Delegados.
• Los documentos que se generan en AGROASEMEX, para llevar a cabo los actos administrativos y jurídicos se emiten a través de Inteligov y son firmados electrónicamente a través de la eFirma.

Uso de firma electrónica que proporciona validez jurídica

La funcionalidad Firma Electrónica, permite a los usuarios de AGROASEMEX realizar actos administrativos y legales con los documentos electrónicos generados mediante el SIGA.

• Caso de Uso: Firmado electrónico de documentos generados en Inteligov.
• Usuarios: Titulares de las áreas de AGROASEMEX (Director General, Directores de Área, Gerentes de Área y Subgerentes de Área).
• Referencias: Utilizar la eFirma para otorgar validez oficial a los  documentos electrónicos.
• Precondición: El Usuario Titular, deberá contar con su eFirma (Firma Electrónica Avanzada), emitida por el SAT.
  El certificado deberá configurarse en Inteligov para validar que se encuentra vigente.
• Postcondición: Los documentos generados y firmados a través de Inteligov, son válidos jurídicamente a través de la eFirma (Firma Electrónica Avanzada).
• Descripción: El sistema Inteligov, permite a los titulares de las áreas de AGROASEMEX  firmar de forma electrónica los documentos generados, otorgándoles validez oficial a través de la eFirma. Los documentos generados se firman a en el Módulo mis asuntos. El sistema solicita la llave privada y contraseña del certificado de la firma al usuario, una vez colocados estos parámetros, se genera el sello digital. El sello digital se puede visualizar de forma gráfica, cuando el documento se genera en formato PDF, mismo que se puede descargar desde el sistema en XML, PDF y DOCX. Un documento puede firmarse por dos o más usuarios con la opción Firma Mancomunada.

Control de Gestión

La creación, firmado, turnado y seguimiento de los documentos emitidos por cada una de las áreas administrativas de AGROASEMEX se lleva a cabo a través del Sistema Inteligov.

• Caso de Uso: Proceso de Control de Gestión
• Usuarios: Titulares de las áreas de AGROASEMEX (Director General, Directores de Área, Gerentes de Área y Subgerentes de Área).
• Referencias: Automatización del Proceso de Control de Gestión.
• Precondición: Para llevar a cabo el Proceso en el Sistema Inteligov, se requirió:
  • Identificar a los Usuarios: Titulares y Delegados.
  • Configuración de los tipos de documentos que se emitirán a través del sistema: oficio, memorándum, circular, tarjeta informativa, etc.
• Postcondición: Los usuarios de AGROASEMEX ejecutan el Proceso de Control de Gestión de forma automática y sistematizada a través de Inteligov. Pueden generar reportes para dar seguimiento a la trazabilidad de cada uno de los documentos.
• Descripción:
  1. El Usuario Delegado ingresa al sistema para crear un oficio, o cualquier documento de comunicación oficial, el cuál puede ir acompañado del soporte electrónico correspondiente (documento digitalizado, o algún documento de cualquier extensión). El documento se genera con un identificador automático (folio) y fecha.
  2. El Usuario Titular revisa el documento generado por el Delegado y lo firma a través de la e-Firma, lo cual otorga validez jurídica para cualquier acto administrativo o legal.
  3. El Usuario Delegado turna (envía) al destinatario el oficio generado.
  4. El Destinatario recibe a el documento por medio del sistema a través del Módulo: Mis Turnos / Mis Turnos Delegados. Deberá atender el documento, con la emisión de un documento de comunicación oficial o a través de una respuesta simple.
  5. El remitente del documento, puede visualizar a través de la bitácora, la trazabilidad del documento así como la respuesta emitida por el Destinatario.
  6. Con la atención del documento por parte de Destinatario, el Remitente está en posibilidad de Concluir el documento. De esta forma estaría cerrando y completando el ciclo de Control de Gestión.

Flujos de Trabajo

Se automatizó el proceso de solicitud de Autorización para Cursos de Capacitación a través de un Flujo de Trabajo configurado en el Sistema Inteligov GSP.

• Caso de Uso: Solicitud de Autorización para Cursos de Capacitación (Por ejercicio fiscal).
• Usuarios: Solicitante (Usuario con licencia Inteligov GPS).
  Gerencia de Recursos Humanos.
• Referencias: Automatización del Proceso de Control de Gestión.
• Precondición: Para llevar a cabo el Proceso de Solicitud de Autorización para Cursos de Capacitación, se requirió:
  • Identificar el Flujo de Trabajo (Actividades, Actores y Documentos).
  • Identificar a los Usuarios que realizarán las actividades del flujo de trabajo con licencia en Inteligov GSP.
  • Realizar el diagrama de flujo de trabajo en formato BPMN.
  • Configurar los tipos de documentos en el Catálogo.
  • Configurar el Flujo de Trabajo.
• Postcondición: El usuario solicitante podrá ejecutar (Iniciar) el Flujo de Trabajo: Solicitud de Autorización para Cursos de Capacitación.
• Descripción:
  1. El solicitante ingresa al Módulo Flujos, donde podrá iniciar su solicitud a través del proceso: Autorización de Cursos de Capacitación (para el ejercicio fiscal en curso).
  2. El usuario captura solicitud y adjunta soporte documental.
  3. La Gerencia de Recursos Humanos recibe la solicitud.
  4. La Gerencia de Recursos Humanos revisa y otorga el Vo. Bo. de la Solicitud.
  5. La Dirección de Administración revisa la solicitud, si es correcta, el Director de Administración firma la solicitud, de esta forma autoriza la capacitación.
  6. El solicitante recibe la respuesta.
  7. La Gerencia de Recursos Humanos, archiva la documentación generada en el expediente correspondiente.

Conclusión

Inteligov Gobierno sin Papel solucionó la necesidad de AGROASEMEX de contar con un sistema de gestión documental que le permitiera llevar a cabo su gestión documental, control de gesión y comunicación entre las áreas administrativas. Además le permitió la automatización de procesos internos como el de la solicitud de autorización para cursos de capacitación.

A través de Inteligov e-Firma, AGROASEMEX puede dotar de validez jurídica a todos sus procesos documentales de forma digital.

Inteligov creado bajo el modelo informático Software como servicio SaaS, permite a los usuarios de AGROASEMEX trabajar remotamente desde distintas sedes en diferentes espacios geográficos delegando las tareas de mantenimiento de Infraestructura a Smart Governmet Solutions.

Si te interesa conocer la manera en que Inteligov Gobierno sin Papel puede apoyar a tu organización en la automatización de su procesos de gestión documental bajo la Ley General de Archivos, solicita una cita con nosotros.