A lo largo de esta serie de publicaciones hemos hablado del tratamiento que se debe de dar a los documentos de archivo, independientemente de si estos documentos se encuentran en soporte físico o electrónico.

En este artículo nos concentraremos específicamente en las funcionalidades mínimas que deben tener los SAGDAA para la gestión de documentos de archivo electrónicos, recordando que el SAGDAA (Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos) es la herramienta tecnológica que da soporte a la operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

¿Qué dice la Ley General de Archivos sobre la gestión de documentos de archivo electrónicos?

Además de permitir el registro y control de los procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración y disposición documental, señalados en el artículo 12 de la LGA, se deberá considerar para la gestión documental electrónica los procesos de gestión documental electrónica: incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad (artículos 41, 43 y 45 de la LGA).

No olvides que la información completa de esta serie de publicaciones también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿Cuáles son las funcionalidades mínimas que debe tener un sistema de Gestión documental en materia de gestión de documentos de archivo electrónicos?

Para que la gestión de documentos de archivo electrónicos dentro de  sistema de gestión documental cumpla con la LGA deberá:

• Garantizar la accesibilidad, inteligibilidad, recuperación y preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos producidos o recibidos a lo largo de su ciclo vital (artículo 43, 44 y 46 fracción I de la LGA).
• Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que correspondan a sus soportes documentales (artículo 46 fracción II de la LGA).
• Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo electrónico y su administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos (artículos 46 fracción III de la
  LGA).
• Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística (artículos 46 fracción IV de la LGA).Deberán establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o cualquier otro proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo electrónico (artículos 46 fracción V de la LGA).
• Garantizar las adecuaciones y actualizaciones del sistema, a fin de mantener la usabilidad y el cumplimiento normativo a lo largo del tiempo (artículos 46 fracción VI y 49 de la LGA).
• Aplicar la firma electrónica avanzada para generar documentos de archivo electrónico con validez jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan (artículo 48 de la LGA).
• Incluir mecanismos de interoperabilidad que permitan la gestión documental integral, considerando el documento
  electrónico, el expediente, la digitalización, el copiado auténtico y conversión; la política de firma electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de la institución (artículo 63 de la LGA).

Esta serie de artículos fueron creados con la finalidad de orientar a todos los sujetos obligados por la Ley General de Archivos y a los profesionales en la administración archivística cuando llegue el momento de elegir un sistema de gestión documental.

Si tienes cualquier duda sobre cómo un sistema de gestión documental puede ayudarte a cumplir con cada una de los requerimientos normativos de la Ley General de Archivos agenda una llamada con nosotros en este link.

Esperamos que los artículos de esta seria te hayan parecido interesantes. Si es así, déjanos tus comentarios y si deseas tener todos los artículos en una sola publicación puedes  descargar el ebook Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.