El uso de los sistemas de gestión documental se ha convertido en una estrategia para que las empresas que manejan grandes cantidades de papel almacenen, rastreen y gestionen los documentos electrónicos o en papel. Según el sitio Business.com, un sistema de gestión de documentos tiene tres funciones principales. Estas son reunir, almacenar y dispersar los documentos. Estas son sólo las tres funciones principales pero un sistema de gestión de documentos puede hacer mucho más que eso.
A continuación te presentamos más formas en las que un sistema de gestión de documentos ayuda a gestionar y automatizar los procesos del manejo de documentos en las empresas.
Permite digitalizar y organizar los documentos en papel
Con el uso de un sistema de gestión de documentos, los documentos en papel se pueden capturar o digitalizar para convertirlos en documentos electrónicos. Los sistemas de gestión documental suelen estar programados con metadatos para marcar y clasificar estos documentos electrónicos como corresponde.
Después de ser digitalizados, estos documentos serán automatizados con ciertos procesos por los que tendrán que pasar. Esto hará que los documentos sean mucho más fáciles de gestionar por parte de las empresas y otros centros de trabajo.
Los documentos pueden estar en la nube
Son muchos los archivos y documentos que posee una empresa o cualquier lugar de trabajo y, para conseguir la máxima organización, el sistema de gestión de documentos ha estado sirviendo como archivo central en la nube de todos los documentos. Desempeña un gran papel en la gestión de los documentos, ya que todos ellos se almacenan y se integran en un sistema en el que ya no es necesario migrar y los documentos están protegidos con la máxima seguridad.
Los sistemas de gestión de documentos también pueden programarse con características avanzadas en las que el archivo solo pueda ser accedido por personas autorizadas y obtenga el control de los documentos integrados en el sistema.
Facilita la búsqueda y la recuperación
Los Sistemas de Gestión documental pueden hacer que la búsqueda de archivos sea cien veces más fácil que hacerlo manualmente. Según Forrester, los empleados emplean unos 18 minutos en buscar un archivo si no cuentan con un sistema de gestión documental basado en metadatos. Los usuarios y empleados podrán encontrar documentos específicos con facilidad con sólo introducir algunas palabras clave importantes. Los metadatos marcan y etiquetan los documentos para que puedan buscarse fácil y rápidamente.
Ejemplos de etiquetas serían las fechas importantes, los departamentos, las unidades de negocio, los productos, las compras, los servicios y muchas más descripciones. Gracias a estas etiquetas, las búsquedas serán más precisas, sencillas y rápidas, así como la recuperación de archivos y documentos extraviados.
Puede controlar las versiones y los cambios
El Sistema de gestión documental, puede hacer un seguimiento y ver qué cambios se han realizado en un documento. Además de poder rastrear los cambios, también puede identificar a la persona o personas que han realizado cambios en el documento y también cuándo se han producido. Esto es muy útil a efectos de seguridad. También evitará la pérdida de datos, evitará las intrusiones no deseadas y cifrará los archivos.
Optimiza el espacio de almacenamiento
El uso de sistemas de gestión de documentos reducirá el uso de documentos en papel porque todos los documentos se guardarán en un almacenamiento basado en software. Además de liberar el área de almacenamiento de cajas, armarios y contenedores, el sistema de gestión documental con metadatos gestionará el sistema adecuadamente para optimizar el espacio de almacenamiento y poder gestionar más documentos.
Proporciona máxima seguridad
Los documentos que se gestionan con un Sistema de Gestión Documental son muy seguros. Proporciona a los administradores el control de acceso para que solo esté permitido para personal autorizado. Esto es muy crítico, especialmente si los documentos contienen información sensible y confidencial. El sistema de gestión de documentos dejará una lista de las personas que han visto, accedido y modificado un documento. Las acciones delictivas no tendrán ninguna posibilidad contra este sistema, ya que estos documentos son rastreables.
Los metadatos también pueden etiquetar estos documentos como confidenciales y sensibles y señalar alertas automáticas si el documento es violado.
Puede crear copias de seguridad para la recuperación futura de los documentos
Es necesario realizar copias de seguridad de los documentos en casos de emergencia, especialmente si contienen información importante. En caso de incendio, inundación u otras catástrofes naturales, los documentos en papel pueden escanearse con antelación para almacenarlos en el sistema de gestión documental y así protegerlos. El propio sistema también proporciona copias de seguridad para evitar la pérdida o extravío de archivos.
Dado que el Sistema de Gestión Documental cuenta con un excelente sistema de rastreo, estos archivos o documentos pueden recuperarse fácilmente. Por muy seguro que sea un sistema, los planes de copia de seguridad son imprescindibles en cualquier sistema de gestión documental.
Conclusión
Los sistemas de gestión de documentos son herramientas muy potentes en cuanto al procesamiento, la gestión y la automatización de las acciones sobre los documentos. Pueden organizar los documentos de forma ordenada, optimizar el espacio de almacenamiento, proporcionar la máxima seguridad y facilitar la búsqueda, y recuperación. Estos documentos bajo el sistema de gestión de documentos están incorporados con acciones automatizadas que serán útiles para el seguimiento y la seguridad .
Hay más formas en las que un sistema de gestión de documentos ayuda a gestionar y automatizar los procesos de los documentos. La tecnología está en constante evolución, lo que significa que habrá más desarrollos que harán que todas las empresas y lugares de trabajo experimenten las ventajas en el manejo de los documentos, mientras se vuelven más eficaces, eficientes y productivas.
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