En las últimas décadas, los documentos en papel, como acuerdos, leyes, transacciones e información diversa, inundan las oficinas, las bodegas y otros lugares donde se gestionan los documentos. La gente pasa enormes cantidades de tiempo codificando, introduciendo datos y clasificándolos. Seguro que es un trabajo agotador y probablemente aburrido. Imagínese rebuscar en cientos de millones de documentos en papel sólo para encontrar uno solo. ¿A quién le resulta fácil y no le cansa hacerlo?

Sin embargo, con los crecientes desarrollos tecnológicos que tenemos hoy en día, los documentos pueden gestionarse con inteligencia artificial. Ahora podemos gestionar todos nuestros documentos con la ayuda de la tecnología y los datos informatizados o digitalizados. Los documentos ahora pueden localizarse fácilmente, ya que hay carpetas y diferentes materiales digitales, ya sea fuera de línea o en línea.

La inteligencia artificial y el sistema de gestión de documentos combinados hacen que la vida de todos sea más fácil, productiva y eficiente en cuanto al tiempo. También promueve entornos de trabajo inteligentes y más rápidos. A continuación se explica cómo y dónde actúa la inteligencia artificial en la gestión documental.

Procesamiento y clasificación automáticos

La IA tiene una capacidad llamada «visión por ordenador» que puede leer datos y gestionarlos tomando sus propias decisiones. Con esta capacidad, los documentos digitalizados son ahora fácilmente leídos, procesados y clasificados por el DMS o sistema de gestión de documentos que es activado por la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Todos estos procesos ocurren sin mayor funcionamiento humano.

Esta capacidad de la inteligencia artificial funcionará mucho más eficazmente si los datos previos y los patrones realizados por los trabajadores son observados por ella. Tomemos el ejemplo de Nuance Document Imaging. Utiliza el OCR o reconocimiento óptico de caracteres de forma rápida y cómoda para escanear y transformar los documentos en papel en documentos digitalizados. Esto ahorra mucho tiempo y esfuerzo a los empleados que manejan muchos documentos.

Extracción de datos

Un sistema de gestión documental con IA funciona con mayor precisión y exactitud en la extracción de datos en los documentos. Esta tecnología será capaz de reconocer la información y procesarla para comenzar la extracción.

Organización de documentos desestructurados

Los documentos en papel pueden estar organizados o desorganizados. Los documentos digitalizados también pueden estar desorganizados si el sistema de gestión documental no los gestiona correctamente. Ejemplos de documentos no estructurados son los correos electrónicos, los comentarios, las facturas, etc.

Sin embargo, con la ayuda de un sistema de gestión de documentos impulsado por la IA, los documentos o datos no estructurados pueden ahora ser analizados, extraídos y etiquetados según su información, como puntos de referencia, personas involucradas, logotipos y muchos más.

Seguridad de datos y documentos

Los documentos deben estar siempre protegidos, ya sea en papel o digitalizados. Un DMS con IA puede proporcionar la máxima seguridad a los documentos que contienen información sensible y confidencial. Se puede programar para detectar cierta información y clasificar esos documentos marcándolos para su posterior implementación de seguridad.

Esto se hace mediante el procesamiento y la clasificación automáticos para asegurarse de que todos los documentos están cubiertos por la seguridad. Este proceso también puede detectar e identificar documentos ilícitos a través de la detección de anomalías que luego pasarán por varios procesos de seguridad.

Ensamblaje de documentos en lugares adecuados

El DMS con inteligencia artificial puede operar sobre los documentos para ejecutar el análisis de agrupación y ensamblaje con precisión y exactitud. Puede clasificar los documentos según diferentes temas, jerarquías o cualquier conjunto de información. Esto es muy importante y ventajoso, especialmente si los documentos no están organizados y clasificados adecuadamente. Organiza, clasifica y facilita mucho la búsqueda de documentos que son muy difíciles de encontrar.

Esto será muy necesario para los lugares de trabajo que manejan cantidades masivas de documentos, como las oficinas relacionadas asuntos legales, los servicios/oficinas relacionadas con la empresa y las oficinas gubernamentales que manejan temas fiscales o estadísticos.

Gestión de documentos en las empresas

La búsqueda con inteligencia artificial agiliza y hace más cómodas nuestras actividades laborales cotidianas. Digamos, por ejemplo, que tienes una carpeta llena de documentos y estás buscando algo que califique e intercepte lo que tienes en mente. Todo lo que tienes que hacer es encontrar unas cuantas palabras clave específicas y buscar y entonces podrás encontrar lo que necesita.

Tomemos como ejemplo detallado los procesos de contratación. Si ya tienes montones de currículos en tu computadora, puedes simplemente escribir las palabras que describen las habilidades de un trabajador que está buscando. Después de buscar, puedes reducir inmediatamente tu lista y seguir buscando y evaluando hasta encontrar al empleado perfecto que has estado buscando.

Los sistemas de gestión documental potenciados por la IA están transformando la gestión documental tradicional

La tecnología ha ido facilitando la vida de todos y cada uno de nosotros en cuanto a la gestión y realización de nuestros respectivos trabajos y tareas, especialmente en lo que se refiere a la gestión de documentos. El poder y el potencial de un DMS impulsado por la IA no tiene límites. Utilizando esta tecnología, cada empleado o trabajador puede trabajar de forma eficaz y eficiente, en términos de tiempo y dinero. No aporta nada a las personas, pero sí ventajas a las empresas basadas en documentos y a otros sectores laborales.

Minimizar el uso de papel también contribuirá a mejorar el medio ambiente y a ahorrar dinero. Los documentos estarán mucho más seguros y organizados. Fomentará la reducción de costes, la eficiencia de las operaciones y la productividad. Las personas que trabajan con una gran cantidad de documentos podrán enfocar su energía y atención en actividades que aporten más valor al negocio y dejar que los sistemas se encarguen del reto.

Un sistema de gestión de documentos impulsado por la IA tiene innumerables ventajas para los lugares de trabajo que manejan montones de documentos. Si quieres conocer como un sistema de gestión documental puede facilitar y eficientar la operación de tu empresa nosotros te podemos asesorar.