Servicios de implementación del software InteliGov GSP
Servicios de implementación del software InteliGov "Gestión sin papel" (GSP), que incluyen instalación o habilitación de instancia, configuración y parametrización, pruebas y puesta a punto. Así como, capacitación y entrenamiento en el uso del sistema y en los procesos de Gestión Documental y Control de Archivos.
Servicios de implementación de clase mundial
Los clientes de Inteligov GSP, en función de sus necesidades, pueden solicitar servicios de implementación del software, mismos que se realizarán por SGS o por un Distribuidor Autorizado, en apego a las mejores prácticas de Administración de Proyectos.
Por su agilidad y practicidad, nuestra metodología de administración de proyectos está basada en Scrum.
Implementación
Instalación o habilitación de instancias, configuración, parametrización, pruebas y puesta a punto
Capacitación
Capacitación y entrenamiento para usuarios finales y administradores internos (presencial o en línea).
Características y alcance del Servicio
Enseguida presentamos las características principales del servicio de Implementación y Capacitación de la Plataforma de Software InteliGov GSP.
Iniciación
Definición y autorización del proyecto de implantación.
Esta etapa incluye las actividades necesarias para iniciar el proyecto, considerando al menos lo siguiente:
- Establecer el alcance, objetivos y beneficios esperados del proyecto.
- Identificar a quienes pudieran resultar afectados o beneficiados con el desarrollo del proyecto, a fin de conciliar expectativas con los objetivos y alcances del proyecto.
- Elaboración, autorización y difusión del Acta de constitución del proyecto.
- Elaborar el Documento del ciclo de vida del proyecto.
Planificación
Definición y establecimiento del plan de trabajo del proyecto.
Esta etapa incluye las acciones necesarias para establecer las actividades que se realizarán para la ejecución, seguimiento y control del proyecto, considerando al menos lo siguiente:
- Detallar el Alcance del proyecto,
- Elaborar la Estructura de desglose de trabajo (ETD),
- Elaborar el Documento de planeación del proyecto,
- Elaborar el Documento de planeación de riesgos.
Ejecución
Despliegue de los recursos necesarios para cumplir la planificación del proyecto.
Esta etapa incluye las actividades necesarias para ejecutar lo establecido en el Documento de planeación del proyecto y sus Documentos de planeación subsidiarios, considerando al menos lo siguiente:
- Llevar a cabo el trabajo necesario para la ejecución del proyecto y la elaboración de entregables y productos del mismo,
- Llevar a cabo las actividades de calidad de acuerdo a lo establecido en el Documento de planeación de calidad,
- Actualizar el cronograma del proyecto de acuerdo al avance en el trabajo realizado,
- Difundir la información del proyecto y su avance a los involucrados, de acuerdo con el Documento de planeación de comunicaciones.
Seguimiento y Control
Medición y seguimiento al desempeño considerando los posibles cambios.
Esta etapa incluye las actividades necesarias para supervisar el trabajo del proyecto y mantenerlo bajo control, considerando al menos lo siguiente:
- Identificación de las variaciones respecto del Documento de planeación del proyecto,
- Integración del Informe del rendimiento del proyecto con los resultados del análisis comparativo entre el avance alcanzado y el avance planeado,
- Identificación, seguimiento y control de los cambios al proyecto, mediante el documento de Solicitud de cambio al proyecto,
- Análisis, seguimiento y cierre de las eventualidades del proyecto,
- Formalización del Acta de aceptación de entregables.
Cierre
Formalización de la entrega, productos y/o servicios terminados en el proyecto.
Esta etapa incluye las acciones necesarias para verificar que las actividades definidas en el Documento de planeación del proyecto se hayan concluido a satisfacción del Cliente, considerando al menos lo siguiente:
- Formalizar el cierre del proyecto con el Acta de cierre del proyecto,
- Comunicar el cierre del proyecto,
- Verificar que la totalidad de los compromisos contractuales relacionados con el proyecto se hayan cumplido.
Controles
A solicitud del Cliente, SGS o el Distribuidor Autorizado, podrá incluir en los Servicios los siguientes controles o sus equivalentes:
- Gestión de la Integración del Proyecto
- Gestión del Alcance del Proyecto
- Gestión del Tiempo del Proyecto
- Gestión de Costos del Proyecto
- Gestión de la Calidad del Proyecto
- Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
- Gestión de los Riesgos del Proyecto
- Gestión de Interesados del Proyecto
- Personal Certificado
- Memoria técnica y transferencia de conocimiento
.
Paquetes de servicio
Los servicios de implementación de InteliGov GSP se pueden adquirir en paquetes de servicio, dependiendo del número de usuarios contratados (small office, medium office, large office y very large office) y de las funcionalidades requeridas (gestión de procesos, control de gestión, gestión de archivos y/o firma electrónica avanzada).
Enseguida se detallan los servicios mínimos incluyen en los paquetes de servicio:
Instalación y/o creación de Instancias
Creación y configuración de las instancias correspondientes al Cliente (producción y educación y pruebas), en caso de haber adquirido el licenciamiento de software como servicio, o instalación y configuración del Software en caso de haber adquirido licenciamiento de software en propiedad o software en renta.
Implementación del Subsistema de Control de Gestión
Servicio de configuración, parametrización, pruebas y puesta a punto del Subsistema de Control de Gestión, que incluye las siguientes actividades:
- Carga de catálogos: áreas, puestos, usuarios, roles y tipos de documentos, entre otros.
- Generación de plantillas de asuntos, oficios y documentos electrónicos.
- Definición de permisos de usuario, e interacciones válidas para el turnado y resolución de asuntos y oficios electrónicos (flujos de control de gestión).
Implementación del Subsistema de Gestión de Archivos
Servicio de configuración, parametrización, pruebas y puesta a punto del Subsistema de Gestión de Archivos, que incluye las siguientes actividades:
- Carga de instrumentos de control y consulta archivística: Cuadro general de clasificación archivística, Catálogo de disposiciones documentales y Guía simple de archivos.
- Registro de la estructura de los expedientes de trámite, concentración e histórico.
- Configuración de módulos de transferencia primaria y secundaria.
- Configuración de módulos de préstamos y valoración y baja documental.
Implementación del Subsistema de Firma Electrónica Avanzada
Servicio de configuración, parametrización, pruebas y puesta a punto del Subsistema de Firma Electrónica Avanzada.
Capacitación y transferencia de conocimiento:
Capacitación a cada uno de los usuarios contratados para que cuenten con los conocimientos necesarios para operar el software, considerando lo siguiente:
- Grupos de entre 10 y 20 personas.
- Sesiones de 4 horas por cada grupo.
- Capacitación para Administradores en dos sesiones de 8 horas cada una en las instalaciones del Cliente.
- El Cliente será responsable de las convocatorias de los usuarios a ser capacitados.
- Se incluye manual de usuario y guía de configuración del sistema.
Soporte Técnico
SGS o el Distribuidor Autorizado designarán personal en sitio durante el periodo de implantación de la solución, así como los servicios de soporte técnico descritos en la sección de Soporte Técnico del este sitio.
Testimonios
Gracias a la implementación del sistema InteliGov GSP hemos podido automatizar los principales procesos de gestión documental en una sola plataforma que cumple con la normatividad en esta materia.
Al optimizar la gestión de asuntos y documentos electrónicos, InteliGov GSP nos permitió mejorar la productividad del personal, ahorrar tiempo en el manejo de los documentos y reducir significativamente los costos asociados al consumo y manejo de papel.
Con el uso de la Firma Electrónica Avanzada, InteliGov GSP nos permite reemplazar los documentos físicos por documentos electrónicos legalmente válidos, los cuales pueden ser usados en actos jurídicos y/o administrativos que requieren esta formalidad.
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