En publicaciones anteriores vimos que el SAGDAA (Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos) es la herramienta tecnológica que  da soporte a la operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

Que dice la Ley General de Archivos sobre la Gestión de Transferencias

La LGA menciona en su artículo 4 fracción XXIV que el SAGDAA deberá permitir el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo de vida, a través de la ejecución de los procesos de gestión documental, entre ellos el proceso de disposición documental.

El proceso de disposición documental permite hacer una selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales (artículo 4 fracción XXIII de la LGA).

En esta entrega conoceremos cuales son las características de el proceso de disposición documental y cuáles son las funcionalidades mínimas que debe cumplir un sistema de Gestión Documental en materia de Gestión de Trasferencias.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿En que consiste el proceso de transferencia documental?

Debemos entender por transferencia documental al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración; así como la transferencia de de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (artículo 4° fracción LVII de la LGA).

Funcionalidades mínimas que debe tener un SGD en materia de Gestión de Transferencias

En materia de disposición documental y Gestión de Transferencias, el SAGDAA deberá ofrecer la siguiente funcionalidad:

• Permitir a los responsables de los archivos de trámite realizar las transferencias primarias al archivo de concentración (artículo 30 fracción VI de la LGA).
• Permitir al responsable del archivo de concentración recibir las transferencias primarias (artículo 31 fracción II de la LGA) y realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al archivo histórico de la institución, o al Archivo General, o equivalente en las entidades federativas (artículo 31 fracción X de la LGA).
• Permitir al responsable del archivo histórico recibir las transferencias secundarias del archivo de concentración (artículo 32 fracción I de la LGA).
• Adicionalmente, el SAGDAA deberá permitir a los responsables de los archivos de trámite y archivo de concentración la integración (archivado), en sus respectivos expedientes, del registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios (artículo 31, fracción VIII de la LGA).

¿Te pareció interesante este artículo? Si es así, déjanos tus comentarios y no te pierdas el siguiente artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.