En publicaciones anteriores vimos que el SAGDAA (Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos) es la herramienta tecnológica que  da soporte a la operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

Que dice la Ley General de Archivos sobre la Gestión de los Instrumentos de Consulta Archivística

Además de los instrumentos de control archivístico, el SAGDAA deberá gestionar los instrumentos de consulta, esto es, los instrumentos que describen las series documentales, los expedientes y los documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental de acuerdo al artículo 4 fracción XXXVIII de la Ley General de Archivos

En esta entrega conoceremos qué son los instrumentos de consulta archivística y cuáles son las funcionalidades mínimas que debe cumplir un sistema de Gestión Documental en esta materia.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿Qué son los Instrumentos de Consulta Archivística?

Los instrumentos de consulta por excelencia son los inventarios documentales, y el SAGDAA deberá incluir al menos los siguientes:

• Inventario general: Refleja lInstrumento de consulta que permite la localización de las series documentales y expedientes (artículo 4 fracción XXXIX de la LGA).
• Inventario de transferencia: Instrumento de consulta que permite identificar a los expedientes que serán transferidos del archivo de trámite al de concentración (inventario de transferencia primaria) o del archivo de concentración al histórico (inventario de transferencia secundaria) (artículo 4 fracción XXXIX de la LGA). conservación y la disposición documental (artículo 4 fracción XIII de la LGA).
• Inventario de baja documental: Instrumento de consulta que permite identificar a los expedientes que serán sometidos a un procedimiento de baja documental (artículo 4 fracción XXXIX de la LGA).

Funcionalidades mínimas que debe tener un SGD en materia de Gestión de Instrumentos de consulta archivística

En materia de Gestión de Instrumentos de consultas archivísticas, el SAGDAA deberá ofrecer la siguiente funcionalidad:

• Permitir a los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico elaborar los inventarios documentales que correspondan a los expedientes bajo su resguardo, a fin de asegurar su localización y consulta (artículo 30 fracción II de la LGA).
• Generar la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (artículo 14 de la LGA).

¿Te pareció interesante este artículo? Si es así, déjanos tus comentarios y no te pierdas el siguiente artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.