Gestión de Documentos de Archivo

A fin de automatizar el proceso de gestión de documentos de archivo, existen herramientas tecnológicas cómo los Sistemas de Gestión Documental que pueden ayudar mucho en el cumplimiento de este requerimiento de la Ley General de Archivos.

Los sistemas de gestión documental que cumplen con la LGA reciben el nombre oficial de Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos (SAGDAA)

Una de las funciones principales del SAGDAA es la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo.

Este es el cuarto artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos  (LGA). En esta entrega hablaremos de la características de la IV) Gestión de documentos de archivo.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿Qué es un documento de archivo?

El documento de archivo es aquel que registra un hecho, un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.

¿Cómo saber que tu sistema de gestión documental cumple con la LGA en materia de gestión de documentos de archivo?

Para que tu sistema de gestión de documentos de archivo cumpla con la LGA debe ser un SAGDAA y cumplir con los siguientes lineamientos:

• Permitir la administración, organización y conservación de los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean las instituciones, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, atendiendo los estándares y principios en materia archivística.
• Garantizar el que todos los documentos de archivo formen parte del Sistema Institucional de Archivos, aplicando para cada uno de ellos las disposiciones aplicables durante todo su ciclo de vida.
• Integrar en los documentos de archivo los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original.
• Permitir la producción ordenada, uso, distribución y control de los documentos de archivo.
• Permitir la integración de documentos en expedientes (artículo 11 fracción III de la LGA), agrupándolos de manera lógica y cronológica, relacionándolos con un mismo asunto que deberá reflejar con exactitud la información contenida en ellos.
• Garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo sin que se lleve a cabo un procedimiento formal de baja documental.

¿Te pareció interesante este artículo? Si es así, déjanos tus comentarios y no te pierdas el siguiente artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.