Como resultado de la implementación de Inteligov Sistema de gestión documental que cumple con la Ley General de Archivos, la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos CONALITEG cuenta hoy con un sistema institucional de comunicación que permite automatizar el proceso de gestión documental en sus tres sedes: Ciudad de México, Estado de México y Querétaro.

 

Antecedentes

En septiembre de 2016 la CONALITEG se inicia la implementación del sistema de gestión documental Inteligov, las estapas de desarrollo y pruebas fueron de tan solo 4 meses, iniciando operación en producción el mes de enero de 2017 con 100 usuarios.

Nuestro sistema Inteligov recibió el nombre interno de: Sistema Integral de Gestión y Firma Electrónica (SIGFE), el cual tuvo por objeto automatizar el proceso de gestión documental para comunicar a todas las áreas administrativas, distribuidas en 3 sedes: Querétaro, Tequesquinahuac (Edomex), y San Ángel (CDMX).

Inteligov se convirtió en el sistema institucional de comunicación oficial entre las áreas de la CONALITEG.

Beneficios del sistema de gestión documental

Automatización del proceso de Control de Gestión

1. Para automatizar el Proceso de Control de Gestión El usuario con licencia Inteligov, puede crear, firmar con la eFirma y turnar documentos de comunicación oficial como oficios, notas informativas y circulares a través de los Módulos: Mis Asuntos / Mis Documentos delegados (remitente).
2. El usuario con licencia (destinatario), recibe por medio de un turno, los documentos correspondientes para su atención ya sea que responda con una emisión de respuesta a través de un documento oficial, o una respuesta simple.
3. La recepción de documentos se realiza con los Módulos: Mis Turnos / Mis Turnos Delegados.
4. La oficialía de partes que se encuentra en recepción, registra a través del Módulo: Mis Asuntos de Oficialía de Partes, los documentos externos, provenientes de otras Entidad o Dependencias externas a la CONALITEG.
5. Una vez registrada la fecha del asunto, documento, sobre o paquete externo, se remite al área correspondiente.
6. Los documentos que se generan en la CONALITEG, para llevar a cabo los actos administrativos y jurídicos se emiten a través de Inteligov y son firmados electrónicamente a través de la eFirma.
7. El Usuario Delegado ingresa al sistema para crear un oficio, o cualquier documento de comunicación oficial, el cuál puede ir acompañado de su soporte electrónico correspondiente: documento digitalizado, o algún documento de cualquier extensión.
8. El documento se genera con un folio que lo identifica y fecha.
9. El Usuario Titular revisa el documento generado por el Delegado y lo firma a través de la eFirma, lo cual otorga validez jurídica para cualquier acto administrativo o legal.
10. El Usuario Delegado turna al destinatario el oficio generado.
11. El Destinatario recibe a el documento por medio del sistema a través del Módulo: Mis Turnos / Mis Turnos Delegados.
12. El destinatario deberá atender el documento, con la emisión de un documento de comunicación oficial o a través de una respuesta simple.
13. El remitente del documento, puede visualizar a través de la bitácora, la trazabilidad del documento así como la respuesta emitida por el Destinatario.
14. Con la atención del documento por parte de Destinatario, el Remitente está en posibilidad de Concluir el documento.
15. De esta forma se cierra y completa el ciclo de Control de Gestión.

Uso de firma electrónica que proporciona validez jurídica

El sistema Inteligov, permite a los titulares de las áreas de la CONALITEG firmar de forma electrónica los documentos generados, otorgándoles validez jurídica a través de la eFirma. Un documento puede firmarse por dos o más usuarios con la opción Firma Mancomunada.

Seguridad y cifrado de los documentos

Los documentos generados se firman a en el Módulo: Mis Asuntos. El sistema solicita la llave privada y contraseña del certificado de la firma al usuario, una vez colocados estos parámetros, se genera el sello digital.

El sello digital se puede visualizar de forma gráfica, cuando el documento se genera en formato PDF, mismo que se puede descargar desde el sistema en XML y PDF.

Digitalización de los documentos

Cuando un documento externo a la CONALITEG ingresa a sus instalaciones a través de la Oficialía de Partes. El personal encargado de esta área, realiza el registro del documento, paquete o sobre, en el Módulo: Mis Asuntos de Oficialía de Partes. En caso de requerirse, se puede digitalizar el documento externo y adjuntarse como soporte documental a la ficha de registro.

Una vez realizado el registro, se turna (envía) al área Destinataria El personal de Oficialía de Partes, a través de la bitácora puede dar seguimiento a los asuntos externos.

Conclusión

Inteligov Gobierno sin Papel solucionó la necesidad de CONALITEG de contar con un sistema de gestión documental que le permitiera llevar a cabo todo el proceso del ciclo de vida de un documento oficial interno o externo, trazando su recorrido de inicio a final.

Inteligov creado bajo el modelo informático Software como servicio SAAS, permite a los usuarios de CONALITEG trabajar remotamente desde distintas sedes en diferentes espacios geográficos.

A través de Inteligov e-Firma, CONALITEG puede dotar de validez jurídica a todos sus procesos documentales de forma digital.

Si te interesa conocer la manera en que Inteligov Gobierno sin Papel puede apoyar a tu organización en la automatización de su procesos de gestión documental bajo la Ley General de Archivos, solicita una cita con nosotros.