COFECE Comisión Federal de Competencia Económica requería un sistema que le permitiera el uso del oficio electrónico en sus diferentes procesos administrativos. Gracias a la implementación de Inteligov, COFECE utiliza hoy el oficio electrónico con validez oficial gracias a la firma electrónica avanzada efirma, integrando los procesos de todas sus áreas admnistrativas y dando cumplimiento a ley general de archivos.

Antecedentes

En el 2019 COFECE inició la operación del Sistema, con una prueba piloto de 50 usuarios en la Dirección de Administración. Más tarde, derivado de la exitosa operación y adopción del sistema ampliaron el licenciamiento a 203 usuarios.

En el año 2020 Inteligov se convirtió en el sistema institucional de comunicación oficial entre las diversas áreas de la Comisión.

Especificación de casos de uso

Implementación de un sistema que permita el uso del oficio electrónico en los procesos administrativos.

• El usuario con licencia Inteligov asignada, puede crear, firmar con la eFirma y turnar (enviar) documentos de comunicación oficial como memorándums a través de los Módulos: Mis Asuntos / Mis Documentos Delegados (Remitente).
• El usuario con licencia (destinatario), recibe por medio de un turno, los documentos correspondientes para su atención (emisión de respuesta a través de un documento oficial, o respuesta simple). La recepción de documentos se realiza con los Módulos: Mis Turnos / Mis Turnos Delegados.
• Los documentos que se generan en la COFECE, para llevar a cabo los actos administrativos y jurídicos se emiten a través de Inteligov y son firmados electrónicamente a través de la eFirma.

Implementación del oficio electrónico como medio de comunicación entre las diferentes áreas administrativas

La creación, firmado, turnado y seguimiento de los documentos emitidos por cada una de las áreas administrativas de la COFECE se lleva a cabo a través del Sistema Inteligov.

• Caso de Uso: Oficio electrónico
• Usuarios:
  • Titulares de las áreas de la COFECE (Director General, Directores de Área, Coordinadores de Área y Subcoordinadores de Área).
  • Delegados de los Titulares de Área.
  • Personal encargado de correspondencia.
• Referencias: Automatización del Proceso de Control de Gestión y Correspondencia (Oficialía de Partes).
• Precondición: Para llevar a cabo el Proceso en el Sistema Inteligov, se requiere:
  • Identificar a los Usuarios: Titulares y Delegados.
  • Configuración de los tipos de documentos que se emitirán a través del sistema: memorándum, circular, nota informativa y ficha de control.
• Postcondición: Los usuarios de la COFECE ejecutan el Proceso de Control de Gestión de forma automática y sistematizada a través de Inteligov. Pueden generar reportes para dar seguimiento a la trazabilidad de cada uno de los documentos (oficio electrónico).
• Descripción:
  1. El Usuario Delegado ingresa al sistema para crear un memorándum, o cualquier documento de comunicación oficial, el cuál puede ir acompañado del soporte electrónico correspondiente (documento digitalizado, o algún documento de cualquier extensión).
  2. El documento se genera con un identificador automático (folio) y fecha.
  3. El Usuario Titular revisa el documento generado por el Delegado y lo firma a través de la eFirma, lo cual otorga validez jurídica para cualquier acto administrativo o legal.
  4. El Usuario Delegado turna (envía) al destinatario el oficio generado.
  5. El Destinatario recibe a el documento por medio del sistema a través del Módulo: Mis Turnos / Mis Turnos Delegados.
  6. El Destinatario tiene la opción de asignar el turno a algún funcionario (a) para su atención, o atenderlo directamente él. Deberá atender el documento, con la emisión de un documento de comunicación oficial o a través de una respuesta simple.
  7. El remitente del documento, puede visualizar a través de la bitácora, la trazabilidad del documento así como la respuesta emitida por el Destinatario.
  8. Con la atención del documento por parte del Destinatario, el Remitente está en posibilidad de Concluir el documento. De esta forma estaría cerrando y completando el ciclo de Control de Gestión (Oficio Electrónico).

Uso de la firma electrónica para dar validez oficial al oficio electrónico

La funcionalidad Firma Electrónica, permite a los usuarios de la COFECE realizar actos administrativos y legales con los documentos electrónicos generados en Inteligov.

• Caso de Uso: Firmado electrónico de documentos generados en Inteligov.
• Usuarios: Titulares de las áreas de COFECE (Director General, Directores de Área, Gerentes de Área y Subgerentes de Área).
• Referencias: Utilizar la eFirma para otorgar validez oficial a los documentos electrónicos (oficio electrónico) y procedimientos administrativos.
• Precondición:
  • Normatividad.
    Para utilizar la funcionalidad de firmado electrónico, la COFECE en 2020 emitió el Acuerdo cfce-142-200 “REGLAS PARA EL USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA Y DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES DE CARÁCTER INTERNO DE LA COMISIÓN FEDERAL DE COMPETENCIA ECONÓMICA”. Con lo anterior, permitía y otorgaba validez el uso de la firma en los documentos electrónicos emitidos a través del sistema.
  • Certificado.
    • El Usuario Titular, deberá contar con su eFirma (Firma Electrónica Avanzada), emitida por el SAT.
    • El certificado deberá configurarse en Inteligov para validar que se encuentra vigente.
• Postcondición: Los documentos generados y firmados a través de Inteligov, son válidos jurídicamente a través de la eFirma (Firma Electrónica Avanzada).
• Descripción: El sistema Inteligov, permite a los titulares de las áreas de la COFECE firmar de forma electrónica los documentos generados, otorgándoles validez oficial a través de la eFirma.Los documentos generados se firman en el Módulo: Mis Asuntos. El sistema solicita la llave privada y contraseña del certificado de la firma al usuario, una vez colocados estos parámetros, se genera el sello digital. El sello digital se puede visualizar de forma gráfica, cuando el documento se genera en formato PDF, mismo que se puede descargar desde el sistema en XML, PDF y DOCX.Un documento puede firmarse por dos o más usuarios con la opción Firma Mancomunada, utilizada principalmente para aquellos documentos que requieren autorización o VoBo del superior jerárquico.

Conclusión

Inteligov Gobierno sin Papel solucionó la necesidad de COFECE de contar con un sistema de gestión documental que le permitiera el uso del oficio electrónico y que sirviera como sistema de comunicación institucional entre la áreas administrativas de la comisión.

A través de Inteligov e-Firma, COFECE puede dotar de validez jurídica a todos sus oficios electrónicos de forma digital.

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