En publicaciones anteriores vimos que el SAGDAA (Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos) es la herramienta tecnológica que  da soporte a la operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

Para que el SAGDAA permita a las instituciones organizar de manera correcta sus documentos de archivo, debe implementar expedientes electrónicos que favorezcan una adecuada integración, seguimiento y consulta de dichos documentos.

En esta entrega conoceremos cuales son las características de un expediente electrónico y cuáles son las funcionalidades mínimas que debe cumplir un sistema de Gestión Documental en materia de Gestión de Expedientes.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿De qué se compone un expediente?

No cualquier carpeta puede ser considerada un expediente, debemos entender por expediente a la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite (artículo 4 fracción XXIX).

¿Qué es un expediente electrónico?

Por expediente electrónico debemos entender al conjunto de documentos digitales ó electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan (artículo 4 fracción XXX de la LGA).

Funcionalidades mínimas de un SGD en materia de Gestión de Expedientes

Enseguida presentamos las funcionalidades mínimas que deberá ofrecer el SAGDAA en materia de Gestión de Expedientes:

• Habilitar a las áreas de correspondencia para qué reciban, registren, den seguimiento y despachen la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite (artículo 29 de la LGA).
• Permitir a los responsables de los archivos de trámite integrar y organizar los expedientes que su área o unidad administrativa produzca, use y reciba (artículo 30 fracción I de la LGA).
• Asegurar la consulta de los expedientes bajo resguardo del responsable del archivo de concentración (artículo 31 fracción I de la LGA).
• Garantizar la conservación de los expedientes hasta que cumplen su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental (artículo 31 fracción III de la LGA).
• Permitir a los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo (artículo 32 fracción I de la LGA).

¿Te pareció interesante este artículo? Si es así, déjanos tus comentarios y no te pierdas el siguiente artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.