Instrumentos de Control Archivístico y Sistema de Gestión Documental

En esta ocasión te presentamos el tercer artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos  (LGA), en el que describiremos la característica II) Gestión de Instrumentos de Control Archivístico.

No olvides que esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

El proceso de organización

Entre otras características funcionales, un Sistema de Gestión Documental que cumpla con la Ley General de Archivos, deberá permitir a los responsables de los archivos de la Institución, hacer la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales, con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente la información institucional (artículo 4 fracción XLII de la LGA).

Asimismo, deberá incluir los mecanismos tecnológicos necesarios para garantizar la preservación de los documentos digitales a largo plazo (artículo 4 fracción XVIII y artículo 5 fracción I de la LGA).

Instrumentos de Control Archivístico

Para lograr lo anterior, el Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos, implementado conforme a lo establecido en el artículo 45 de la LGA, deberá integrar en su funcionamiento Instrumentos de Control Archivístico, entendiéndose por ellos a los instrumentos técnicos que propicien la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital (artículo 4 fracción XXXVII y artículo 13 de la LGA).

Conforme a lo que establece la LGA estos instrumentos son:

• Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA): Es aquel que presenta la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las áreas de la institución (artículo 4 fracción XX de la LGA), su estructura deberá atender los niveles de fondo, sección y serie, con la posibilidad de que existan niveles intermedios (artículo 13 de la LGA).
• Catálogo de Disposición Documental (CADIDO): Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental (artículo 4 fracción XIII de la LGA).

El Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos (SAGDAA) deberá permitir al responsable del área coordinadora de archivos la elaboración, actualización y uso de dichos instrumentos, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico (artículos 27, 30, 31 y 32 de la LGA).

Funcionalidad mínima del SAGDAA para la gestión de Instrumentos de Control Archivístico

Para que el SAGDAA nos permita gestionar los Instrumentos de Control Archivística, en términos de la LGA, deberá incluir al menos la siguiente funcionalidad:

• Permitir la creación, actualización y mantenimiento del CGCA, considerando que en su estructura podrá tener los niveles de fondo, subfondo, sección, subsección, serie y subserie.
• Permitir la convivencia de diferentes fondos documentales en la misma institución (multifondo).
• Permitir visualizar la estructura del archivo, a través de la consulta y visualización del CGCA (incluida la posibilidad de emisión de reportes con su contenido).
• Asignar identificadores únicos al fondo, subfondo, sección, subsección, serie y subserie (según corresponda), así como la descripción de cada uno.
• Permitir el registro y edición de los valores de disposición documental de series y subseries en el CADIDO (valor documental, plazos de conservación, clasificación de la información, destino final, etc.).
• Permitir la consulta del CADIDO, así como la generación de reportes con su contenido.
• Considerar el contenido de los Instrumentos de Control Archivístico en los procesos de valoración y disposición documental de la institución.

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