Sistema Institucional de Archivos y Sistema de Gestión Documental

Este es el segundo artículo de la serie Las 10 Características que deben tener los Sistemas de Gestión Documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

Esta entrega corresponde a la característica I) Soporte a la operación del Sistema Institucional de Archivos, a la que, como se verá más adelante, consideramos la característica funcional más importante y difícil de cumplir.

Esta información también la podrás encontrar en el e-book: 10 Características que debe tener un sistema de gestión documental para cumplir con la Ley General de Archivos.

¿Qué debemos entender por Sistema Institucional de Archivos (SIA)?

El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es esta definido en el artículo 4 fracción LI de la Ley General de Archivos (LGA) y es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla la institución y sustentan la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental (artículo 20 de la LGA). Los documentos de archivo son parte del Sistema Institucional y están sujetos a la LGA.

Es importante señalar que la LGA, en su artículo 11 fracción II, establece que las instituciones deben tener un sistema institucional para la administración de sus archivos. Las mismas instituciones son las responsables de la organización, conservación y buen funcionamiento de su sistema institucional de archivos (artículo 10 y 16 de la LGA).

Por otro lado, el Sistema Automatizado de Gestión Documental y Administración de Archivos (SAGDAA) es la herramienta tecnológica que soporta la operación y funcionamiento del SIA, a fin de que el sistema se actualice y permita la publicación de la información de interés público (artículo 2 fracción II de la LGA).

El SAGDAA deberá soportar la operación del SIA

Las áreas que integran el SIA, cuya operación y funcionamiento deberá ser soportado por el SAGDAA, son las siguientes:

• Área coordinadora de archivos: Es la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar a las áreas operativas del sistema institucional de archivos (artículo 4 fracción X de la LGA).
• Áreas operativas: Son las áreas que integran el sistema institucional de archivos y que son coordinadas por el área coordinadora de archivos (artículo 4 fracción XI de la LGA), las cuales se enumeran a continuación:
  • Áreas de correspondencia: Unidades responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite (artículo 29 de la LGA).
  • Archivo de trámite: Áreas encargadas de la administración de los archivos integrados por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas que conforman las instituciones – documentación activa (artículo 4 fracción V y artículo 21 de la LGA).
  • Archivo de concentración: Área encargada de la administración del archivo integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental – documentación semiactiva (artículo 4 fracción IV y artículo 21 de la LGA).
  • Archivo histórico: Área encargada de la administración del archivo integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público (artículo 4 fracción IV y artículo 21 de la LGA).

Funcionalidad mínima del SAGDAA para soportar la operación de las áreas del Sistema Institucional de Archivos

Además de las características funcionales que se detallarán en los siguientes artículos de la serie, para que el SAGDAA soporte de manera efectiva la operación y funcionalidad de las áreas que integran el SIA, deberá cumplir con la siguiente funcionalidad:

• Control de acceso: A través del módulo de administración deberá gestionar el control de acceso a las series, expedientes o documentos digitales, según sea el caso, considerando los privilegios o niveles de acceso de los usuarios de las áreas productoras y de las áreas que integran el SIA.
• Gestión de usuarios: Deberá permitir el registro y organización de las unidades administrativas de la Institución (áreas productoras y áreas que integran el SIA), así como del personal adscrito a ellas, considerando al menos los siguientes roles: i) Titulares, ii) Delegados (asistentes), iii) Responsables de Archivo de Trámite, iv) Responsable de Archivo de Concentración, v) Responsable de Archivo Histórico y vi) Coordinador de Archivos.          
• Gestión del ciclo de vida de los documentos: Deberá gestionar el ciclo de vida de los documentos de archivo, considerando desde su producción, administrar, organizar, conservar y difusión, hasta su eliminación.
• Gestión de flujos de trabajo: Deberá permitir implementar flujos de trabajo automatizados con el fin de que los usuarios finales puedan identificar, validar, aprobar, turnar, cancelar o modificar operaciones relacionadas con dichos flujos. Deberá mantener la gestión de procesos de aprobación y revisión de los documentos electrónicos.
• Servicios de notificaciones: Deberá contar con herramientas que permiten emitir notificaciones vía correo electrónico relacionadas con la gestión documental en el sistema.
• Conectores y servicios web: Deberá tener la capacidad de comunicarse e interactuar con otros sistemas y aplicaciones a través de interfaces de entrada y salida, conectores y/o servicios web (web services), que posibiliten la integración de información desde cualquier fuente de datos.

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